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Digitale Buchhaltung

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Was ist eine digitale Buchhaltung?

Eine digitale Buchhaltung basiert ausschließlich auf digitalen Belegen und der digitalen Verarbeitung dieser Belege, Rechnungen und weiteren Unterlagen. Bei der digitalen Buchhaltung wird demnach komplett papierlos gearbeitet.

Welche Vorteile bietet digitale Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung spart Zeit und Geld: Unterlagen lassen sich schneller und einfacher archivieren und bei Bedarf wiederfinden. Gleichzeitig müssen nicht unzählige Ordner und Papierbelege aufbewahrt und zum jeweiligen Steuerberater gefahren werden. Das wiederum bedeutet, dass Sie sich voll und ganz auf Ihr Unternehmen konzentrieren können. Die Umsetzung eines digitalen Buchführungsprozesses kann einen wichtigen Beitrag zu Ihrem Unternehmenserfolg leisten. Wichtige Aussagen über Ihren Unternehmenserfolg können schneller und, zum Beispiel durch die Einrichtung einer Kostenstellenrechnung, aussagekräftiger getroffen werden. Sie können somit effizienter und fundiertere Entscheidungen treffen.

Kann ich tatsächlich sämtliche Rechnungen, die ich altmodisch in ausgedruckter Form erhalte, vernichten?

Ja, ein großer Vorteil der digitalen Buchhaltung besteht darin, dass Sie Rechnungen und sonstige Belege, die Sie in Papierform erhalten, nach dem sogenannten ersetzenden Scannen sofort vernichten können. Ihren Aufbewahrungspflichten als Unternehmer kommen Sie durch den Einsatz verlässlicher Buchhaltungssoftware nach.

Damit im Zusammenhang mit der Digitalisierung keine Steuernachzahlungen bei einer Betriebsprüfung entstehen, ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Buchhaltung und des ersetzenden Scannens die Dokumentation unternehmensindividueller Verfahren und Prozesse im Bereich der Buchhaltung. Hierzu ist eine sogenannte Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen zu erstellen.

Was ist eine Verfahrensdokumentation und wozu brauche ich diese?

Die Verfahrensdokumentation wird durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – verlangt. Die Verfahrensdokumentation dient dazu, dass Sie die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllen. Dazu werden in einer Verfahrensdokumentation sämtliche organisatorische und technische Prozesse sowie Kontrollen und Verfahren, die im Zusammenhang mit buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtigen Belegen stehen, dokumentiert. Beispielsweise fällt hierunter der gesamte Ablauf von der Bearbeitung des Posteingangs über die Digitalisierung der Belege durch das sogenannte ersetzende Scannen bis hin zur Verarbeitung und finalen Archivierung durch den Steuerberater.

Muss ich eine Verfahrensdokumentation für mein Unternehmen erstellen?

Seit dem 01.01.2015 verlangt die Finanzverwaltung im Rahmen der GoBD die Dokumentation der Verfahren und Prozesse beim Umgang mit buchführungsrelevanten Belegen. Die Finanzverwaltung kann eine Verfahrensdokumentation im Rahmen einer Betriebsprüfung jederzeit anfordern, um ein Verständnis für die innerbetrieblichen Prozesse und Verfahren zu erhalten. Insofern ist es für jeden steuerpflichtigen Unternehmer vorteilhaft, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, um sich unter anderem vor möglicher Weise unberechtigten Steuerhinzuschätzungen durch das Finanzamt zu schützen. Ebenfalls wird es dem Finanzamt kaum möglich sein, Ihnen z. B. wegen fehlender Belege eine Steuerhinterziehung vorzuwerfen, wenn eine gute Verfahrensdokumentation vorliegt.

Was passiert, wenn meine Verfahrensdokumentation veraltet, falsch, unvollständig oder überhaupt nicht vorhanden ist?

Durch eine veraltete, falsche, unvollständige oder nicht vorhandene Verfahrensdokumentation ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung beeinträchtigt. Infolgedessen kann ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegen, der eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen gemäß § 162 AO rechtfertigt. Das Finanzamt könnte somit, allein auf Grundlage der mangelhaften oder fehlenden Verfahrensdokumentation, Steuernachzahlungen festsetzen. Es muss sich dabei jedoch um gravierende Mängel handeln.

Was ist unter dem ersetzenden Scannen zu verstehen?

Ein besonderes Augenmerk der Verfahrensdokumentation liegt auf dem sogenannten ersetzenden Scannen. Mithilfe dieses Verfahrens können Sie viele Papierbelege nach dem Digitalisieren direkt vernichten und müssen diese nicht mehr aufbewahren. Dies sollten Sie jedoch nicht einfach ohne jegliche Vorbereitung umsetzen. Die notwendigen Schritte dafür müssen unter bestimmten Bedingungen ablaufen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Anforderungen der GoBD müssen beispielsweise jederzeit gewährleistet sein. Um dies zu garantieren und vor dem Finanzamt Stand zu halten, werden die entsprechenden Abläufe in der Verfahrensdokumentation festgehalten.

Kann ich mit der Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen sämtliche Papierdokumente vernichten?

Nach dem ersetzenden Scannen dürfen Sie Papierdokumente vernichten, die nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Zu solchen Dokumenten, die nicht vernichtet werden dürfen, zählen: Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse, Unterlagen im Zusammenhang mit Zollanmeldungen, Notarverträge und andere Dokumente mit Urkundencharakter. Bei Dokumenten, die bereits vor der Erstellung einer Verfahrensdokumentation eingescannt wurden, ist im Einzelfall zu prüfen, inwieweit diese nachträglich vernichtet werden dürfen.

Muss ich meine Prozesse für die Verfahrensdokumentation anpassen?

Für unsere Mandanten ist der Schritt zum ersetzenden Scannen meist nicht mehr groß. Wer seine Belege bereits digitalisiert, um sie für steuerberaten.de bereitzustellen, den erwarten in der Regel keine größeren Prozessumstellungen. Sicherlich bleiben aber kleinere Optimierungen nicht aus, um den vorherrschenden Anforderungen zu entsprechen oder Ihre eigenen Prozesse zu verfeinern.

Wie lange sind elektronische Belege aufzubewahren?

Für die Aufbewahrung elektronischer Belege gelten weiterhin dieselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die auch für Papierbelege einzuhalten sind. Das heißt: alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese umfassen nach aktuellem Rechtsstand (§ 257 HBG):

  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Einzelabschlüsse,
  • Lageberichte,
  • Konzernlageberichte und
  • andere zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen.

Für andere Geschäftsunterlagen, wie zum Beispiel Handels- und Geschäftsbriefe, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Was ist bei der Archivierung elektronischer Belege zu beachten?

Alle steuerlich relevanten, elektronisch archivierten Dokumente müssen innerhalb ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unveränderbar und lesbar, gegen Löschung gesichert, und bei elektronisch erzeugten Dokumenten auch auswertbar sein. Eine einfache Speicherung auf Speichermedien wie etwa einem USB-Stick, einer Festplatte oder einer DVD erfüllen diese Vorgaben nicht. Auf diese Weise gesicherte Dokumente stellen daher ein erhöhtes Risiko dar, da diese nicht vor Manipulation geschützt sind.

Welche Vorteile habe ich durch eine Verfahrensdokumentation?

Durch eine individuelle Verfahrensdokumentation ergeben sich für Sie und Ihr Unternehmen folgende Vorteile: Zunächst erleichtert solch eine Dokumentation der unternehmensinternen Verfahren durch Transparenz das Verständnis der innerbetrieblichen Prozesse und Verfahren. Dies gilt sowohl für Unternehmer wie auch für (neue) Mitarbeiter. Bei angestrebten oder notwendigen Änderungen an Datenverarbeitungs-Systemen können so auch schnell und zuverlässig Informationen abgerufen werden. Damit gelingen Optimierungen der unternehmensinternen Abläufe, insbesondere im Digitalisierungsprozess, deutlich einfacher. Außerdem ergibt sich eine deutliche Verringerung des physischen Archivumfangs, da weniger Papierdokumente aufbewahrt werden müssen. Ganz nebenbei stellt die Verfahrensdokumentation einen wichtigen unterstützenden Baustein Ihres Qualitätsmanagements dar.

Das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation zeigt auch im Rahmen einer Betriebsprüfung, dass sich Ihr Unternehmen bereits im Vorfeld mit den inhaltlichen und formalen Vorgaben einer digitalen Buchhaltung beschäftigt hat.

Kann ich das Dokument der Verfahrensdokumentation bei Änderungen einfach anpassen?

Um auch später die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung zu gewährleisten, gilt für die Verfahrensdokumentation ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist. Diese Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.

Eine Verfahrensdokumentation muss solange aufbewahrt werden, wie auch die in ihr beschriebenen Dokumente aufzubewahren sind. Eine Dokumentation über das Aufbewahren von Kontoauszügen (sechs Jahre Aufbewahrungspflicht) zieht also eine Aufbewahrungsfrist der Verfahrensdokumentation von mindestens sechs Jahren nach sich.

Daher kann eine Verfahrensdokumentation nicht einfach umgeschrieben und abgespeichert werden, sondern ist bei Änderungen zu versionieren. Sie sollten daher in jedem Änderungsfall eine nachvollziehbare Änderungshistorie erstellen und vorweisen können. Um dies für Sie so einfach wie möglich zu gestalten, übernehmen wir diese Anpassungen gern. Wir sprechen Sie regelmäßig auf Änderungen in Ihren Prozessen an und informieren Sie bei Änderungen der Rechtslage im Bereich der digitalen Buchhaltung, damit Ihre Verfahrensdokumentation immer auf dem neuesten Stand ist.

Wie kann mich steuerberaten.de bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation unterstützen?

Wir unterstützen Sie gerne bei sämtlichen, relevanten Schritten, um eine Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Wir sind Ihr kompetenter Online-Partner in allen Fragen der Steuerberatung: Im Zentrum liegt dabei die hochwertige persönliche Beratung von Unternehmen der E-Commerce Branche.

Darüber hinaus haben wir uns auf die digitale Buchhaltung spezialisiert, sodass für Unternehmen möglichst wenige manuelle Arbeitsschritte bei der monatlichen Finanzbuchhaltung erforderlich werden. Dazu bestehen Kooperationen und Partnerschaften mit vielfältigen Warenwirtschafts- und Shopsystemen.

Die Zusammenarbeit mit den deutschlandweit tätigen Steuerberatern von steuerberaten.de erfolgt zu 100 % digital und papierlos, z. B. durch moderne Kommunikationsformen wie Videokonferenzen. Wir stellen für Unternehmen ein Online-Steuerbüro bereit, durch das die ständige Verfügbarkeit aller Daten, Belege, Auswertungen und Nachrichten ortsunabhängig mit PC, Mac und Smartphone garantiert ist.

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