Verfahrensdokumentation, GoBD und Co.


Verfahrensdokumentation – was verbirgt sich hinter diesem Begriff und für wen besteht eine Relevanz? Spätestens mit Bekanntgabe des neuen BMF-Schreiben vom 14.11.2014 betreffend die Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – wird man als Steuerpflichtiger regelmäßig mit dem Begriff der Verfahrensdokumentation konfrontiert.

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Ein Überblick zu den GoBD

Die Buchführung mittels EDV hat in den letzten Jahrzehnten ältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt, sodass heutzutage eine elektronische Datenverarbeitung in einer Steuerberatungskanzlei, oder aber im Unternehmen selbst, der Regelfall ist. Zudem drängen immer neue Anbieter von Softwarelösungen auf den Markt, die die Digitalisierung letztlich in den unterschiedlichsten Bereichen vorantreiben möchten und hierfür Produkte anbieten. Mit dem eingangs erwähnten Schreiben hat die Finanzverwaltung verschiedene bisher gültige Verlautbarungen und Vorschriften zur herkömmlichen und insbesondere zur IT-gestützten Buchführung zusammengefasst und entsprechend fortentwickelt. Dabei beschreiben die GoBD letztlich Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muss, damit die Geschäftsvorfälle mithilfe der EDV vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden können.

Somit kann an dieser Stelle bereits festgehalten werden, dass die GoBD letztlich diejenigen Steuerpflichtigen betrifft, die aufgrund von bestimmten Regelungen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtig sind. Hierunter fallen somit im weitesten Sinne unternehmerisch tätige Steuerpflichtige.

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Ein Grundsatz der GoBD ist unter anderem, dass die Buchführung sowie alle weiteren Aufzeichnungen nachprüfbar sein müssen. Damit eine solche Nachprüfbarkeit gegeben ist, bedarf es einer sogenannten Verfahrensdokumentation für den gesamten Prozessablauf inkl. der beteiligten Programme. Dies begründet die Finanzverwaltung damit, dass insoweit das jeweilige Datenverarbeitungssystem letztlich maßgeblich für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich ist.

Der Umfang dieser Dokumentation wird dadurch bestimmt, was ein außenstehender Dritter zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen benötigt. Eine solche Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten und einer entsprechenden Belegablage von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Hierbei ist zuletzt darauf hinzuweisen, dass die Verfahrensdokumentation grundsätzlich zu den aufzubewahrenden Unterlagen gem. § 257 Absatz 1 Handelsgesetzbuch und § 147 Absatz 1 Abgabenordnung zählt.

Notwendigkeit von Verfahrensdokumentationen

Da neben der heutzutage gängigen Buchhaltungssoftware auch zunehmend diverse andere Datenverarbeitungssysteme genutzt werden, ist in der Vergangenheit eine Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen entwickelt worden. Die Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen ist letztlich für alle Unternehmer relevant, da die Digitalisierung und Archivierung von Belegen mittels DMS (Dokumenten-Management-System) allgegenwärtig ist.

Konsequenzen einer fehlenden oder fehlerhaften Verfahrensdokumentation

Nach Randziffer 155 des eingangs erwähnten BMF-Schreiben zu den GoBD soll eine fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation grundsätzlich keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht darstellen, der zum kompletten Verwerfen der Buchführung führt. Dies soll zumindest solange gelten, wie die grundsätzliche Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit hierdurch nicht beeinträchtigt wird. Damit an dieser Stelle jedoch gar nicht erst Diskussionen mit einem Betriebsprüfer entstehen, gilt es hier alles zu unternehmen, das entsprechende Dokumentationen vorgehalten werden.

Verfahrensdokumentation FAQ


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