Die Optimierung der Steuerlast ist ein ständiges Ziel für Unternehmer und Geschäftsführer. Eine weniger bekannte, jedoch äußerst effektive Methode, dieses Ziel zu erreichen, ist die strategische Nutzung von Urlaubsrückstellungen.
Bedeutung von Urlaubsrückstellungen
Gemäß § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB müssen Unternehmen in der Handelsbilanz Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten ausweisen. Dazu zählen auch die Verpflichtungen aus noch nicht genommenem Urlaub der Mitarbeiter. Die Notwendigkeit dieser Rückstellungen ergibt sich aus der Ungewissheit über die Höhe der künftigen Ausgaben am Bilanzstichtag – sei es durch Inanspruchnahme, Auszahlung oder Abgeltung des Urlaubs.
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Anfrage stellenErmittlung der Urlaubsrückstellungen
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) gibt vor, dass das Urlaubsentgelt auf Basis des durchschnittlichen Arbeitsverdienstes der letzten 13 Wochen vor dem Bilanzstichtag zu berechnen ist (§ 11 BUrlG). Für die Ermittlung der Urlaubsrückstellungen wird vereinfachend der Jahresverdienst herangezogen und auf einen Tageswert umgerechnet.
In die Berechnung fließen alle relevanten Vergütungsbestandteile ein, um den Tagessatz für das Urlaubsentgelt präzise zu bestimmen.
Berechnungsbeispiel für das Urlaubsentgelt
Nehmen wir als Beispiel einen Arbeitnehmer mit einem Stundenlohn von 15 EUR bei einer 40-Stunden-Woche. Unter Einbeziehung des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung und des Beitrags zur Berufsgenossenschaft ergibt sich folgende Berechnung:
Grundverdienst: 13 Wochen × 40 Stunden × 15 EUR = 7.800 EUR Arbeitgeberanteil Sozialversicherung: 20 % = 1.560 EUR Beitrag zur Berufsgenossenschaft: 100 EUR Gesamtsumme: 9.400 EUR
Durch Division der Gesamtsumme durch 62,5 Tage erhalten wir einen Tagessatz von 150,40 EUR für das Urlaubsentgelt.
Die 62,5 Arbeitstage ergeben sich weil der Berechnung die Verhältnisse der letzten 13 Wochen vor dem Bilanzstichtag zugrunde gelegt wurden.
Bei einem Resturlaub von 10 Tagen würde sich somit eine Urlaubsrückstellung von 1.504,00 Euro für den einzelnen Mitarbeiter ergeben.
Soweit 10 Mitarbeiter bei entsprechenden Gehalt ebenso 10 Resturlaubstage hätten, würde sich eine Rückstellung von 15.040 Euro ergeben. Diese Rückstellung mindert den Gewinn und damit entsprechend die Steuerbelastung.
Im Folgejahr, wenn der Urlaub dann von den Mitarbeitern genommen wurde, ist die Rückstellung entsprechend aufzulösen. Dadurch erhöht sich der Gewinn wieder und die Steuerbelastung steigt, solange keine neue Urlaubsrückstellung für den nicht genommenen Urlaub des Folgejahres angefallen sind.
Urlaubsrückstellungen für Geschäftsführer
Interessanterweise können auch Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH in die Berechnung von Urlaubsrückstellungen einbezogen werden, obwohl sie arbeitsrechtlich keine Arbeitnehmer sind.
Hierbei ist jedoch zu beachten, dass Rückstellungen für Urlaubsansprüche von mehr als 30 Tagen kritisch geprüft werden können, insbesondere im Rahmen von Betriebsprüfungen.
Ebenso streitanfällig könnte es sein, wenn der Urlaub des Geschäftsführers über viele Jahre hinweg nicht genommen und aufgespart wird.
Ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, Beschluss v. 6.10.2006, I B 28/06 (n. v.).) hat hier für Entspannung gesorgt, indem es die Abgeltung von nicht genommenem Urlaub auch für mehrere abgelaufene Kalenderjahre als zulässig erachtete, sofern der Urlaub aus betrieblichen Gründen nicht genommen werden konnte. Eine gründliche und zeitnahe Dokumentation dieser Gründe ist daher unerlässlich, um steuerrechtlichen Auseinandersetzungen vorzubeugen.
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