Welche Vorteile bringt mir eine digitale Buchhaltung?
Eine digitale Buchhaltung basiert ausschließlich auf digitalisierten Belegen, Rechnungen und Unterlagen. Hierdurch sparen Sie viel Zeit und Geld. Unterlagen lassen sich schneller und einfacher archivieren und bei Bedarf wiederfinden. Gleichzeitig müssen nicht unzählige Ordner und Papierbelege aufbewahrt werden.
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Anfrage stellenKann ich tatsächlich sämtliche Rechnungen, die ich altmodisch in ausgedruckter Form erhalte, vernichten?
Ja, ein großer Vorteil der digitalen Buchhaltung besteht darin, dass Sie Rechnungen und sonstige Belege, die Sie in digitaler Form erhalten, nach dem einscannen sofort vernichten können. Ihren Aufbewahrungspflichten als Unternehmer kommen Sie durch den Einsatz verlässlicher Buchhaltungssoftware nach.
Damit keine Steuernachzahlungen bei einer Betriebsprüfung erwartet werden müssen, ist ein wichtiger Bestandteil der digitalen Buchhaltung, dass unternehmensindividuelle Verfahren und die Prozesse im Bereich der Buchhaltung dokumentiert werden. Hierzu ist eine sog. Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen zu erstellen.
Was ist eine Verfahrensdokumentation und wozu brauche ich diese?
Die Verfahrensdokumentation, welche durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangt wird, dient dem Nachweis der Erfüllung der Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen. Dazu werden in einer Verfahrensdokumentation sämtliche organisatorische und technische Prozesse, Kontrollen und Verfahren, die im Zusammenhang mit buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtigen Belegen stehen, dokumentiert. Beispielsweise fällt hierunter der gesamte Ablauf vom Posteingang, über die Digitalisierung der Belege, bis hin zur Verarbeitung und Archivierung durch den Steuerberater.
Muss ich eine Verfahrensdokumentation für mein Unternehmen erstellen?
Seit 01.01.2015 verlangt die Finanzverwaltung im Rahmen der GoBD die Dokumentation der Verfahren und Prozesse beim Umgang mit buchführungsrelevanten Belegen. Dieses Verfahrensdokumentation kann von der Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung angefordert werden, um ein Verständnis für die innerbetrieblichen Prozesse und Verfahren zu erlangen. Insofern ist es für jeden steuerpflichtigen Unternehmer sinnvoll, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, um sich vor unberechtigten Steuerhinzuschätzungen durch das Finanzamt zu schützen.
Was passiert, wenn meine Verfahrensdokumentation veraltet, falsch oder unvollständig ist?
Durch eine veraltete, falsche oder unvollständige Verfahrensdokumentation kann die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung beeinträchtigt sein. Infolgedessen kann ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegen, der eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen gemäß §162 AO rechtfertigt. Das Finanzamt könnte somit, allein auf Grundlage der mangelhaften Verfahrensdokumentation, Steuernachzahlungen festsetzen. Es muss sich dabei jedoch um gravierende Mängel handeln.
Was ist unter dem ersetzenden Scannen zu verstehen?
Ein besonderes Augenmerk der Verfahrensdokumentation liegt auf dem sogenannten ersetzenden Scannen. Das bedeutet, dass viele originäre Papierbelege nach dem Digitalisieren direkt vernichtet und nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Dies kann jedoch nicht einfach ohne jegliche Vorbereitung umgesetzt werden, da Prozesse unter bestimmten Maßgaben ablaufen müssen, um beispielsweise zu jeder Zeit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Anforderungen der GoBD einzuhalten. Um dies zu gewährleisten und vor dem Finanzamt Stand zu halten, werden die entsprechenden Abläufe in der Verfahrensdokumentation festgehalten.
Kann ich mit der Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen sämtliche Papierdokumente vernichten?
Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Zu solchen Dokumenten zählen:
- Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse,
- Unterlagen im Zusammenhang mit Zollanmeldungen,
- Notarverträge und
- andere Dokumente mit Urkundencharakter.
Bei Dokumenten die bereits vor der Erstellung einer Verfahrensdokumentation eingescannt wurden, ist im Einzelfall zu prüfen, inwieweit diese nachträglich Vernichtet werden dürfen.
Muss ich meine Prozesse für die Verfahrensdokumentation anpassen?
Für unsere Mandanten ist der Schritt zum ersetzenden Scannen meist nicht mehr groß. Wer seine Belege bereits digitalisiert, um sie für steuerberaten.de bereitzustellen, den erwarten in der Regel keine größeren Prozessumstellungen. Sicher bleiben kleinere Optimierungen nicht aus, um den vorherrschenden Anforderungen zu entsprechen.
Wie lange sind elektronische Belege aufzubewahren?
Für die Aufbewahrung elektronischer Belege gelten weiterhin dieselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen die auch für originäre Papierbelege einzuhalten sind. Das heißt alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen in der Regel 10 Jahre und Geschäftsunterlagen, wie z. B. Handels- und Geschäftsbriefe, 6 Jahre aufbewahrt werden.
Was ist bei der Archivierung elektronischer Belege zu beachten?
Alle steuerlich relevanten elektronisch archivierten Dokumente müssen innerhalb ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unveränderbar und lesbar, gegen Löschung gesichert und bei elektronisch erzeugten Dokumenten auch auswertbar sein. Somit gilt bei der einfachen Speicherung der Daten auf einem USB-Stick, einer Festplatte oder einer CD-/ DVD-ROM erhöhte Vorsicht, da diese Vorgaben ohne besondere Vorkehrungen im Allgemeinen nicht erfüllt werden und sie folglich nicht gegen Manipulation geschützt sind.
Welche Vorteile habe ich durch eine Verfahrensdokumentation?
Durch eine individuelle Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen haben Sie folgende Vorteile:
- Mögliche Indizwirkung für die Entlastung bei der Frage, ob aufgrund von (bedingtem) Vorsatz oder aufgrund von Leichtfertigkeit ein steuerstraf- oder bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren zu eröffnen ist.
- Die Dokumentation erleichtert das Verständnis der innerbetrieblichen Prozesse und Verfahren für Unternehmer und (neue) Mitarbeiter.
- Einhergehende Optimierung der unternehmensinternen Abläufe, besonders des Digitalisierungsprozesses.
- Verringerung des Archivumfangs, da weniger Dokumente aufbewahrt werden müssen.
- Stellt einen weiteren Schritt in Richtung des Qualitätsmanagements dar.
Kann ich das Dokument der Verfahrensdokumentation bei Änderungen einfach anpassen?
Um auch später die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung zu gewährleisten, gilt für die Verfahrensdokumentation ebenso eine Aufbewahrungsfrist. Diese Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.
Aufgrund dessen kann eine Verfahrensdokumentation nicht einfach umgeschrieben und abgespeichert werden, sondern ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie ist vorzuhalten. Um dies für Sie so einfach wie möglich zu gestalten, übernehmen wir von steuerberaten.de diese Anpassungen gerne. Wir sprechen Sie regelmäßig auf Änderungen in Ihren Prozessen an und informieren Sie bei Änderungen der Rechtslage im Bereich der digitalen Buchhaltung, damit Ihre Verfahrensdokumentation immer auf dem neuesten Stand ist.
Welche Vorteile bietet eine digitale Buchhaltung konkret?
Die Umsetzung eines digitalen Buchführungsprozesses kann einen wichtigen Beitrag zu Ihrem Unternehmenserfolg leisten. Wichtige Aussagen über Ihren Unternehmenserfolg können schneller und, zum Beispiel durch die Einrichtung einer Kostenstellenrechnung, aussagekräftiger getroffen werden. Sie können somit schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen. Durch einen digitalen Buchhaltungsprozess werden Sie von Ihren Kunden zudem als modernes und innovatives Unternehmen wahrgenommen. Durch schlankere Verwaltungsprozesse sparen Sie Zeit, die Sie für wichtigere unternehmerische Tätigkeiten verwenden können.
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