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Die E-Rechnung: Wichtige Änderungen und Vorteile für digital arbeitende Unternehmen

Geschätzte Lesezeit: 7 Min.

Die Einführung der E-Rechnung stellt eine bedeutende Neuerung für alle Unternehmen dar.

Diese Entwicklung betrifft alle Unternehmen, da sie ihre Prozesse zur Rechnungstellung anpassen müssen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Insbesondere für digital arbeitende Unternehmen und deren Berater bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile, da sie eine weitere Automatisierung und Effizienzsteigerung ermöglicht.

Einführung der E-Rechnung und dessen Bedeutung für Unternehmen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz, in einem XML-Format, geschrieben wird. Anders als eine einfache E-Mail mit PDF-Anhang erlaubt eine E-Rechnung eine elektronische Auswertbarkeit und medienbruchfreie Verarbeitung im IT-System des Empfängers. Das bedeutet, dass Daten direkt ausgelesen und weiterverarbeitet werden können, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. Denn die Software erkennt eindeutig die Inhalte der Rechnung und kann diese automatisiert weiterverarbeiten.

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Die E-Rechnung ersetzt die klassische Papierrechnung

Aktuell ist die Papierrechnung Standard und man kann nur dann zu einer elektronischen Rechnung übergehen, wenn der Geschäftspartner dem zustimmt.

Zukünftig wird es genau anders herum sein: Die elektronische Rechnung, also eine Rechnung, die nur elektronische Daten und ggf. kein für den Menschen lesbares Bild enthält, wird Standard werden und muss von allen Unternehmen akzeptiert werden.

Die E-Rechnung kann mittels Software auch für das menschliche Auge lesbar und kontrollierbar gemacht werden.

Es gibt Formate der E-Rechnung, wie das ZUGFeRD-Format, in denen es einerseits die elektronische Rechnung gibt, die von der Maschine ausgewertet werden kann, und auch immer eine für das menschliche Auge lesbare Version der Rechnung. Wir erwarten, dass sich diese Variante durchsetzt.

In welchen Formaten können E-Rechnungen geschrieben werden?

E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Datenformat vorliegen, das elektronisch auswertbar ist. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die CEN-Norm (europäische Norm) geben dabei die Rahmenbedingungen vor. Zu den gängigen Formaten zählen:

  • X-Rechnung: Ein XML-basiertes Format
  • ZUGFeRD: Ein Hybridformat aus XML und PDF

Problem: Kein einheitliches Format

Trotz der existierenden Normen gibt es kein einheitliches Format. Viele große Unternehmen haben bereits in eigene Lösungen investiert, was zu einer fragmentierten Landschaft führt.

Wichtige Änderungen ab 2025, 2027 und 2028

Was gilt für die E-Rechnung ab 2025?

Ab 2025 tritt eine entscheidende Änderung in Kraft: Unternehmen müssen bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt für alle Rechnungen, die sie von anderen Unternehmen (B2B) erhalten können.

Dies bedeutet, dass sie ihre internen Systeme so anpassen müssen, dass diese Rechnungen empfangen und nahtlos in die Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden können.

Warum ist das wichtig?

Wenn ein Unternehmen nicht empfangsbereit ist, kann dies gravierende finanzielle Auswirkungen haben. Ein zentrales Risiko besteht darin, den Anspruch auf Vorsteuerabzug  zu verlieren.

Der Vorsteuerabzug ist ein wesentliches Element der Umsatzsteuerpraxis, das Unternehmen ermöglicht, die von ihnen gezahlte Mehrwertsteuer auf Einkäufe und Investitionen zurückzufordern. Ohne eine korrekte E-Rechnung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht, könnte das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern.

Was müssen Unternehmen tun?

Ab 2025 müssen Unternehmen empfangsbereit für E-Rechnungen sein. Für unsere Mandanten gibt es jedoch keinen Grund zur Sorge. Dank der bereits eingesetzten Buchführungstools wie DATEV Unternehmen Online oder Tools wie lexoffice wird es problemlos möglich sein, E-Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Diese Systeme sind auf die Anforderungen der E-Rechnung vorbereitet und ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse.

Für Unternehmen, die noch keine digitale Buchhaltung nutzen, ist es jetzt an der Zeit, auf moderne Buchführungssysteme umzusteigen. Die Umstellung auf digitale Prozesse wird nicht nur die Einhaltung der neuen gesetzlichen Anforderungen sicherstellen, sondern auch die Effizienz und Genauigkeit der Buchhaltung erheblich verbessern.

Was gilt für die E-Rechnung ab 2027?

Ab 2027 treten entscheidende Veränderungen für die E-Rechnung in Kraft, die alle Unternehmen betreffen. Nicht nur müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, sie sind auch verpflichtet, selbst E-Rechnungen zu versenden. Dies bedeutet, dass alle Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden müssen.

Unternehmen können ab diesem Zeitpunkt keine Rechnungen mehr mit einfachen Tools wie Excel oder Word erstellen. Es wird erforderlich sein, Softwaretools zu verwenden, die E-Rechnungen im CEN-Format erstellen können. Diese Umstellung bedeutet, dass die gängigen Warenwirtschaftssysteme und Buchhaltungstools bis 2027 entsprechend angepasst werden müssen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Nutzung von Software, die diese Funktionalität bietet, wird unerlässlich.

Ausnahme für kleine Unternehmen

Eine Ausnahme gilt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro. Diese Unternehmen sind erst ab 2028 verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.

Was gilt für die E-Rechnung ab 2028?

Ab 2028 müssen alle Unternehmen, unabhängig vom Jahresumsatz, E-Rechnungen im CEN-Format versenden.

Diese Änderung bringt jedoch eine noch größere Umstellung mit sich: Die Einführung eines (staatlichen) Übertragungsnetzwerkes ist geplant. Dies bedeutet, dass (elektronische) Rechnungen nicht mehr einfach per E-Mail im Anhang an einen Geschäftspartner versendet werden können.

Unternehmen werden nicht mehr die Wahl haben, wie sie ihre Rechnungen an Geschäftspartner versenden. Stattdessen müssen Rechnungen in dieses Netzwerk eingespeist werden, wo sie den jeweiligen Geschäftspartnern zugeordnet werden.

Durch die Nutzung des staatlichen Übertragungsnetzwerkes können Rechnungen auch direkt an das Finanzamt übertragen werden. Dies könnte eine Revolution in der Steuerverwaltung bedeuten: Das Finanzamt wäre in der Lage, die Umsatzsteuervoranmeldung selbst zu erstellen, und Unternehmen müssten nur noch über Änderungen und Anpassungen informiert werden.

Ob die Einführung des Übertragungsnetzwerkes tatsächlich bis 2028 erfolgreich sein wird, ist jedoch fraglich. Wir haben Zweifel, dass der Zeitplan so eingehalten werden kann, da die Implementierung eines solch umfassenden Systems eine erhebliche logistische und technische Herausforderung darstellt.

Praktische Herausforderungen im Zusammenhang mit E-Rechnungen

Vorteile der E-Rechnung

E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, darunter:

  • Maschinelle Auslesbarkeit von Artikel, Umsatzsteuer und Steuerschlüssel
  • Möglichkeit zur Angabe der Buchhaltungskontonummer, so dass das System des Rechnungsempfängers eine automatisierte Verbuchung vornehmen könnte
  • Wegfall aufwendiger manueller Belegaufteilungen, insbesondere bei Rechnungen mit verschiedenen Artikel die unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen

Herausforderungen bei Kleinstbeträgen

Ein praktisches Beispiel: Wenn man ab 2028 bei einemm Bäcker Brötchen für eine Betriebsveranstaltung kauft und die Rechnung über 250 Euro beträgt, muss diese im E-Rechnungsformat zur Verfügung gestellt werden. Die Kassensoftware des Bäckers muss daher E-Rechnungen erzeugen können und an den (Geschäfts-)Kunden senden können.

B2C-Bereich

Im B2C-Bereich gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Privatkunden können weiterhin Papierrechnungen verlangen.

Unternehmen müssen somit zukünftig immer differenzieren, ob sie eine Rechnung an Geschäftskunden (dann eine E-Rechnung) oder an Privatkunden (dann keine E-Rechnung) schreiben.

Gutschriften und Dauerrechnungen

Gutschriften müssen ebenfalls als E-Rechnung erstellt werden. Dauerrechnungen, wie Mietverträge, die bisher alle Bestandteile einer Rechnung enthielten, müssen ebenfalls im neuen Format angepasst werden.

Rechnungsberichtigung und Vorsteuerabzug

Die Berichtigung von E-Rechnungen könnte komplexer werden. Hier bleibt abzuwarten, welche Regelungen gelten, um nicht Gefahr zu laufen, bei einer Rechnungsstornierung die Umsatzsteuer mehrfach zu zahlen.

Ausblick zur E-Rechnung

Die Zukunft der E-Rechnung könnte auch eine direkte Meldung der Rechnungen an die Finanzverwaltung umfassen. Länder wie Italien zeigen bereits, wie dies funktionieren kann. Hier werden Rechnungen automatisiert an die Finanzverwaltung gemeldet und dann weitergeleitet.

Die E-Rechnung stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung dar. Insbesondere für digital arbeitende Unternehmen bietet sie enorme Vorteile. Durch die Automatisierung und elektronische Auswertbarkeit können manuelle Arbeiten reduziert und die Prozesse in der Buchhaltung optimiert werden.

Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen und ihre Systeme entsprechend anpassen, um von den Vorteilen profitieren zu können und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.

Gern unterstützen wird Sie hierbei.

Hören Sie sich auch unseren Podcast "Sei doch nicht besteuert" mit Fabian Walter, alias "Steuerfabi" und mir zum Thema an.

#93: E-Rechnung 2025: Was Unternehmen wissen müssen

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