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Mitarbeiter im Ausland beschäftigen: Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Geschätzte Lesezeit: 7 Min.

Das Beschäftigen von Mitarbeitern im Ausland bringt zahlreiche steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Herausforderungen mit sich. Viele Unternehmer fragen sich auch, ob sie durch die Beschäftigung von Mitarbeitern im Ausland mit ihren Unternehmen im Ausland steuerpflichtig werden und einen Teil der Gewinne im Ausland versteuern müssen.

In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Aspekte beleuchten, die Unternehmen beachten müssen, wenn sie Mitarbeiter international einsetzen.

Dabei wird auf die Lohnsteuer, Sozialversicherung, arbeitsrechtliche Aspekte sowie die steuerliche Behandlung des Unternehmens im Ausland eingegangen.

Mitarbeiter im Ausland beschäftigen

Lohnsteuer

Wann muss man Lohnsteuer im Ausland zahlen, wenn Mitarbeiter im Ausland arbeiten?

Die Verpflichtung zur Zahlung der Lohnsteuer hängt davon ab, ob der Mitarbeiter im Ausland arbeitet und ob Deutschland mit dem jeweiligen Land ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen hat.

Grundsätzlich gilt:

  • Unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland: Wenn ein Mitarbeiter eine Wohnung oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland beibehält, unterliegt sein Einkommen der deutschen Lohnsteuer.
  • Lohnsteuerabzugspflicht der GmbH: Gemäß § 38 Abs. 1 Nr. 1 EStG ist die GmbH als Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, den Lohnsteuerabzug für die Gehälter die an Mitarbeiter gezahlt werden, vorzunehmen. Diese allgemeine Regelung wird jedoch ggf. durch die Doppelbesteuerungsabkommen eingeschränkt.

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Doppelbesteuerungsabkommen und die 183-Tage-Regelung

Bei der Arbeit in einem anderen Staat mit DBA gelten spezielle Regelungen:

Doppelbesteuerungsabkommen (DBA): Diese regeln, dass der Lohn dort zu versteuern ist, wo die Tätigkeit ausgeübt wird (Tätigkeitsstaat).

183-Tage-Regelung: Einschränkend zur Besteuerung nach dem Tätigkeitsort (siehe oben) ist die 183-Tage-Regelung zu beachten.

Wenn ein in Deutschland wohnender Mitarbeiter - nicht länger als 183 Tage im Ausland gearbeitet hat, - der Arbeitgeber nicht im Ausland ansässig ist ist und dort keine Betriebsstätte (z. B. Büro) hat,

bleibt in solchen Fällen die Lohnsteuerpflicht in Deutschland bestehen, auch wenn der Mitarbeiter teilweise vom Ausland aus gearbeitet hat.

Wenn der Mitarbeiter hingegen - fest im Ausland lebt (z. B. in einer eigenen Wohnung im Ausland) und - dort den Mittelpunkt seiner Lebensführung hat (z. B. weil seine Kinder auch im Ausland leben) und - der Mitarbeiter überwiegend vom Ausland aus für ein deutsches Unternehmen arbeitet (z. B. aus dem Home-Office) ist das Gehalt vollständig im Ausland zu besteuern.

Mitarbeiter im Ausland beschäftigen

Wenn der im Ausland lebende Mitarbeiter vereinzelt auch von Deutschland aus für seinen Arbeitgeber tätig wird, ist das Gehalt ggf. aufzuteilen und teilweise in Deutschland und teilweise im Ausland zu versteuern.

Hier ist eine individuelle Prüfung der geltenden Doppelbesteuerungsabkommen vorzunehmen.

Einschränkungen für Geschäftsführer

Für Geschäftsführer gelten spezielle Regelungen:

Die 183-Tage-Regelung gilt nicht für Geschäftsführer. Die Gehälter und die darauffolgende Besteuerung sind deshalb ggf. - anders als bei Mitarbeitern - eher zwischen zwei Staaten aufzuteilen.

Es besteht außerdem das Risiko, dass es bei der Arbeit des Geschäftsführers im Ausland an einem festen Ort (z. B. Arbeitszimmer in der festen Ferienwohnung im Ausland) zur Entstehung einer Geschäftsleitungsbetriebsstätte nach § 12 S. 2 Nr. 1 AO kommt.

In diesem Fall könnte nicht nur das Gehalt des Geschäftsführers, sondern das Unternehmen mit den Unternehmensgewinnen teilweise im Ausland steuerpflichtig werden.

Sozialversicherung

Harmonisierte Regelungen innerhalb der EU

Innerhalb der EU gelten harmonisierte Regelungen im Bereich der sozialen Sicherheit. Dies bedeutet, dass die Rechtsvorschriften nur eines EU-Staates zur Anwendung kommen, unabhängig davon, in wie vielen Mitgliedstaaten der Arbeitnehmer tätig ist.

Verordnung (EG) Nr. 883/2004: Diese Verordnung regelt die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit innerhalb der EU.

Die Durchführungsverordnung (EG) Nr. 987/2009 ergänzt die oben genannte Verordnung.

Tätigkeitsortprinzip und Ausnahmen

Grundsätzlich für die Frage, in welchem Land ein Mitarbeiter der Sozialversicherung unterliegt das Tätigkeitsortprinzip:

Tätigkeitsortprinzip

Die Person unterliegt den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie ihre Beschäftigung ausübt.

Ausnahmen vom Tätigkeitsortprinzip bei der Sozialversicherung

Entsendungen

Der Arbeitnehmer bleibt im ursprünglichen Sozialversicherungssystem versichert, wenn er von seinem Arbeitgeber nur vorübergehend in einen anderen EU-Mitgliedstaat für bis zu 24 Monate entsandt wird.

Regelmäßige Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten

Ist ein Mitarbeiter regelmäßig in zwei oder mehr EU-Mitgliedstaaten berufstätig, unterliegt dieser Mitarbeiter dem Sozialversicherungssystem seines Wohnstaates, wenn er dort auch einen wesentlichen Teil seiner Tätigkeit ausübt. Von einem wesentlichen Teil der Tätigkeit in dem Wohnsitzstaat geht man aus, wenn die Tätigkeit dort zu mehr als 25% ausgeübt wird.

Wenn die Mitarbeiter somit in ihrem Wohnsitzland weniger als 25% beruflich tätig sind und ansonsten in einem anderen EU-Mitgliedsstaat arbeiten unterliegen sie in diesem Land der Sozialversicherung.

Kurzfristige Tätigkeit im Ausland (Workation)

Bei einer Workation, bei der der Mitarbeiter auf eigenen Wunsch im Ausland tätig wird, besteht die Herausforderung, dass dieser Fall der Workation in den EU-Richtlinien nicht vorgesehen ist. Es besteht deshalb das Risiko, dass ein Mitarbeiter der in diesem Rahmen für längere Zeit im Ausland tätig wird, ebenso im Ausland sozialversicherungspflichtig wird.

Um zu vermeiden, dass es im Rahmen einer Workation zu einer doppelten Sozialversicherungspflicht kommt, ist es sinnvoll im Vorfeld bei dem GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA)) eine Ausnahmeregelung nach Art. 16 Abs. 1 VO (EG) Nr. 883/2004 zu beantragen.

Für kurze Arbeitszeiten im Ausland, die insgesamt nicht mehr als 5% der Gesamtjahrestätigkeit ausmachen, ist wohl von einer irrelevanten Auslandstätigkeit auszugehen, die keinen Einfluss auf die Sozialversicherung hat.

Meldepflicht für die deutsche Sozialversicherung

Ein Arbeitnehmer, der in mehreren Mitgliedstaaten tätig ist, muss dies dem zuständigen Sozialversicherungsträger seines Wohnsitzes mitteilen. Für in Deutschland wohnende Arbeitnehmer ist das die DVKA. Im Anschluss wird festgestellt, welchem Sozialversicherungssystem der Arbeitnehmer unterliegt.

A1-Bescheinigung für das Ausland: Diese Bescheinigung ist erforderlich, wenn ein Arbeitnehmer im Ausland tätig wird, um das anwendbare Sozialversicherungssystem nachzuweisen. Im Vorfeld einer beruflichen Auslandsreise ist somit für die jeweiligen Arbeitnehmer eine solche A1-Bescheinigung zu beantragen.

Arbeitsrecht

Bei im Ausland ausgeübter Homeoffice-Tätigkeit besteht die Gefahr, dass die Rechtsvorschriften des jeweiligen Aufenthaltsstaates zu berücksichtigen sind. Dies kann insbesondere hinsichtlich des Arbeitsrechtes ein Problem für den Arbeitgeber darstellen.

Steuerliche Behandlung des Unternehmens im Ausland

Durch die Tätigkeit eines Mitarbeiters im Ausland, wird ein Unternehmen grundsätzlich nicht im Ausland mit seinen Gewinnen steuerpflichtig. Dies ist nur dann der Fall, wenn das Unternehmen im Ausland eine Betriebsstätte begründet:

Betriebsstätte

Eine Betriebsstätte liegt vor, wenn: - Eine Geschäftseinrichtung (z. B. Büro) oder Anlage (Produktionshalle) gegeben ist. - diese "fest" (also nicht nur vorübergehend und fest mit dem Boden verankert) ist. - Sie der Tätigkeit des Unternehmens dient.

Ein Homeoffice eines Mitarbeiters im Ausland führt in der Regel nicht zur Entstehung einer Betriebsstätte des Unternehmens im Ausland und damit auch nicht zu einer Steuerpflicht des Unternehmens im Ausland.

Hierfür wäre es erforderlich, dass der Arbeitgeber eine Verfügungsmacht über den privaten Bereich des Mitarbeiters hat (z. B. Schlüssel zur Wohnung verbunden mit entsprechenden Nutzungsrecht). Dies ist in der Regel ganz eindeutig nicht der Fall.

Ständiger Vertreter

Ein ständiger Vertreter, der für das Unternehmen Geschäfte im Ausland besorgt, kann zur Entstehung einer Betriebsstätte führen. Dies gilt auch für Geschäftsführer, die ihre Arbeit aus dem Homeoffice ausüben und somit eine Geschäftsleitungsbetriebsstätte begründen können.

Bei der Arbeit von Vertriebsmitarbeitern oder leitenden Angestellten im Ausland sollten Unternehmen deshalb besonders prüfen, ob nicht doch eine Betriebsstätte im Ausland begründet wird und damit auch eine Steuerpflicht für das Unternehmen im Ausland entsteht.

Fazit

Das Beschäftigen von Mitarbeitern im Ausland ist mit vielfältigen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Herausforderungen verbunden. Unternehmen sollten die relevanten Regelungen genau kennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren. Für eine umfassende Beratung steht das Team von steueberaten.de gern für Sie bereit.

Podcast-Folge:

Hören Sie sich auch die Folgen aus dem Podcast "Sei doch nicht besteuert" mit Fabian Walter, alias "Steuerfabi" und mir zum Thema an.

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