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Betriebsveranstaltung

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Die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen

Die nächste Betriebsveranstaltung steht spätestens im November oder Dezember traditionell als Firmen-Weihnachtsfeier auf dem Programm. Bereits bei der Planung drängt sich jedoch die Frage nach der steuerlichen Behandlung auf, da zum einen die Kosten alle steuermindernd abgesetzt werden sollen und der Arbeitnehmer nicht plötzlich Abzüge auf seiner Lohnabrechnung erhalten will. Damit das alles bei der nächsten Betriebsveranstaltung reibungslos abläuft, erläutern wir die steuerliche Behandlung von Firmenfeiern und zeigen, wie diese möglichst steuergünstig erfolgen.

Wie ist eine Betriebsveranstaltung definiert?

Eine Betriebsveranstaltung ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Zum Beispiel fallen darunter Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern und andere Betriebsausflüge.

Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend – zu mehr als 50 % – aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern zusammensetzt. Zudem muss die Betriebsveranstaltung allen Betriebsangehörigen offenstehen. Insofern die Feierlichkeit auf einzelne Mitarbeitergruppen beschränkt ist, liegt keine Betriebsveranstaltung vor. Eine Veranstaltung für die oberste Führungsebene ist keine Betriebsveranstaltung. Dagegen ist es zum Beispiel möglich, nur für eine bestimmte Organisationseinheit bzw. Abteilung des Unternehmens eine Feierlichkeit zu veranstalten. Die Feier des Produktionsbereichs oder eines Standorts kann daher eine Betriebsveranstaltung sein.

Mit dem BMF-Schreiben vom 14.10.2015 wurde klargestellt, dass die Ehrung eines einzelnen Arbeitnehmers (zum Beispiel eines Jubilars oder eines ausscheidenden Arbeitnehmers) keine Betriebsveranstaltungen darstellt, auch wenn sie allen Angehörigen des Betriebes offensteht. Diese Veranstaltungen sind weiterhin wie bisher nach 19.3 Absatz 2 Nummer 3 der Richtlinie zur Lohnsteuer mit einer Freigrenze von 110 Euro pro Feier pro Arbeitnehmer zu bewerten. Freigrenze bedeutet, dass die Zuwendung im Rahmen der Feierlichkeit bis zu einem Gesamtwert von 110 Euro pro Person steuerfrei bleibt. Insofern die Grenze überschritten wird, ist der gesamte Betrag als geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers über die Lohnabrechnung zu versteuern und verbeitragen.

Für die echten Betriebsveranstaltungen gilt seit 01.01.2015 der Freibetrag von 110 Euro pro Veranstaltung pro Arbeitnehmer. Das bedeutet, Zuwendungen bis 110 Euro sind steuer- und beitragsfrei. Nur alle darüberhinausgehenden Kosten sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Diese übersteigenden Kosten können allerdings auch pauschal mit 25 % vom Arbeitgeber versteuert werden.

Es können üblicherweise bis zu zwei echte Betriebsveranstaltungen unter Ausnutzung des Freibetrages im Kalenderjahr durchgeführt werden. Diese Begrenzung der Anzahl der Feiern ist arbeitnehmerbezogen. Das heißt, ein Arbeitnehmer kann zwar mehrere Veranstaltungen seines Arbeitgebers besuchen, steuerlich sind aber nur zwei im Jahr nicht als Arbeitslohn zu werten, insofern die Kosten 110 Euro pro Veranstaltung nicht überschreiten. Der Arbeitgeber kann die beiden Veranstaltungen wählen, für die der Freibetrag von 110 Euro gilt. Der Arbeitgeber kann jedoch nicht zur Vergünstigung eine große Veranstaltung im Kalenderjahr anberaumen und die Freibeträge zusammenrechnen. Gibt es für unterschiedliche Standorte oder Abteilungen einer Firma getrennte Weihnachtsfeiern, so sollte geprüft werden, inwieweit einzelne Mitarbeiter an mehreren Veranstaltungen teilnehmen dürfen – oder zumindest sollte bewusst sein, dass die Teilnahme an der dritten Betriebsveranstaltung zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt.

Welche Kosten gehören zur Betriebsveranstaltung?

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil der Kosten handelt, die für den äußeren Rahmen an Dritte gezahlt werden.

Zu den Gesamtkosten der Zuwendung zählen:

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten etc.
  • die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten
  • Musik oder künstlerische Darbietungen sowie die Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Events
  • Geschenke an Arbeitnehmer für bis zu 60 Euro brutto
  • Zuwendungen an Begleitpersonen der Arbeitnehmer
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen (bspw. Raumkosten, Beleuchtung, Eventmanager etc.)

Wie ermittelt man den Arbeitnehmeranteil?

Für die Ermittlung des Arbeitnehmeranteils hat der Arbeitgeber für jede Betriebsveranstaltung Teilnehmerlisten zu erstellen. Darin werden die tatsächlichen Teilnehmer aufgeführt – unabhängig davon, ob ursprünglich mehr Arbeitnehmer geplant waren, zur Feier aber abgesagt haben oder nicht erschienen sind. Die Teilnehmerliste ist zu Lohnunterlagen zu nehmen.

Sämtliche Aufwendungen der Betriebsveranstaltung (einschließlich Umsatzsteuer) werden durch die Gesamtteilnehmerzahl geteilt. Sofern an der Betriebsveranstaltung Angehörige des Arbeitnehmers teilgenommen haben, ist der auf die Begleitperson entfallende Anteil dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Den Begleitpersonen steht kein eigener Freibetrag von 110 Euro zu. Übersteigt der Wert pro Arbeitnehmer die 110 Euro, liegt ein geldwerter Vorteil in Höhe des übersteigenden Betrages vor. Dieser ist grundsätzlich nach den individuellen Steuermerkmalen des Arbeitnehmers zu versteuern und zu verbeitragen.

Pauschalierung der Kosten für die Betriebsveranstaltung

Der Arbeitgeber kann diesen – über den Freibetrag hinausgehenden – geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers auch pauschal mit 25 % versteuern. Die Pauschalierung löst gleichzeitig eine Beitragsfreiheit aus. Dies hat den Vorteil, dass der Arbeitnehmer nicht mit Kosten zur Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung belastet wird. Aber Achtung: Die Spitzenorganisation der Sozialversicherung haben in 2016 klargestellt, dass die Pauschalierung der Aufwendungen durch den Arbeitgeber rechtzeitig stattfinden muss. Rechtzeitig bedeutet hier, dass spätestens bei der Bescheinigungserstellung der Lohnsteuer des Arbeitnehmers mit Frist zum 28.02. des Folgejahres die Pauschalierung vorgenommen sein muss. Andernfalls löst sie zwar Steuerfreiheit für den Arbeitnehmer, aber keine Beitragsfreiheit mehr aus.

Die sich ergebenden Zuwendungen an Geschäftspartner werden ohne Abzug eines Freibetrages vom Arbeitgeber mit 30 % nach § 37 b Einkommensteuergesetz pauschal versteuert.

Vorsteuerabzug durch den Arbeitgeber

Sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers im Rahmen einer Betriebsveranstaltung für seine Arbeitnehmer sind komplett als Betriebsausgaben absetzbar.

Die Aufwendungen für Geschäftspartner und deren Begleitpersonen sind wie üblich nach anderen gesetzlichen Grundlagen außerhalb einer Betriebsveranstaltung eingeschränkt abziehbar. Zum Beispiel sind Geschenke an Geschäftspartner nur bis zu einem Wert von 35 Euro als Betriebsausgaben anzusetzen.

Der Vorsteuerabzug für Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsveranstaltung ist insoweit zulässig, wie die Aufwendungen im überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt werden. Davon ist auszugehen, wenn der Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer nicht überschritten wird. Hierbei kann also der Vorsteuerabzug problemlos erfolgen. Übersteigt die Zuwendung den Freibetrag, so ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, da die Zuwendungen dann als überwiegend für den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlasst gelten.

Haben Sie noch Fragen oder wollen Sie gerne im Vorfeld wissen, ob der kalkulierte Rahmen noch innerhalb des Freibetrags liegt? Gerne unterstützen wir Sie dabei, damit Ihre Betriebsveranstaltung auch steuerlich ein Erfolg wird.

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