Übernachtungspauschale (Reisekosten) aus steuerlicher Sicht

Unter dem Begriff Reisekosten werden verschiedene Einzelpositionen abgehandelt. Das können Verpflegungsaufwendungen, Fahrt- oder auch Flugkosten und auch Übernachtungskosten sein, die einem Arbeitnehmer oder einem Unternehmer auf dienstlichen bzw. geschäftlichen Reisen entstehen. Grundsätzlich können Reisekosten, die auf Dienstreisen entstehen, steuerlich geltend gemacht werden. Es gibt aber auch Besonderheiten.

Verpflegungskosten

Verpflegungskosten gehören zu den Besonderheiten. Sie sind nicht in der voll entstandenen Höhe absetzbar. Sie können nur im Rahmen der sog. Verpflegungsmehraufwandspauschale berücksichtigt werden. Diese wird durch die Finanzverwaltung festgelegt. Seit Jahren sind die Pauschalen, gestaffelt nach Abwesenheit, in Deutschland gleich hoch. Für das Ausland gibt es für jedes Land eigene Pauschalen.

Übernachtungskosten

Muss der Arbeitnehmer oder der Unternehmer auf seiner Dienstreise auswärts übernachten, entstehen ihm Übernachtungskosten. Diese kann sich der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber erstatten lassen oder der Arbeitnehmer kann diese Übernachtungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Der Unternehmer kann die Hotelrechnung ebenfalls als Betriebsausgabe absetzen. Hier gibt es keine Beschränkung auf einen Maximalbetrag.


Für Arbeitnehmer besteht jedoch noch die Möglichkeit sich eine Übernachtungspauschale vom Arbeitgeber erstatten zu lassen oder als Werbungskosten abzusetzen. Diese beträgt in Deutschland 20 Euro je Übernachtung. Im Ausland ist diese Pauschale wieder abhängig vom jeweiligen Land.

Entstehen dem Arbeitnehmer Übernachtungskosten, die höher ausfallen, als die Pauschale, und erstattet der Arbeitgeber nur die Pauschale von 20 Euro, kann der Arbeitnehmer die Differenz in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Für den Unternehmer besteht nur die Möglichkeit die tatsächlichen Übernachtungskosten geltend zu machen.

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