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FBA: steuerliche Herausforderung für Online-Händler

Der Online-Handel boomt. Angetrieben durch die Handelsplattform Amazon können Online-Händler hohe Umsätze erzielen. Dabei können durch den Service Fulfillment by Amazon (FBA) – also Warenlagerung, Abwicklung und Versendung durch Amazon – wesentliche betriebliche Prozesse des Online-Handels an Amazon übertragen werden. Besonders kostengünstig bietet Amazon diesen Service für Online-Händler an, die bereits Warenlagerung und Versand über Lager in Polen und Tschechien abwickeln lassen. Diese – auf den ersten Blick einfache – Möglichkeit zur Kostenreduzierung im Online-Handel stellt Unternehmer aus steuerlicher Sicht allerdings vor große Herausforderungen. Denn das Steuerrecht hält für Online-Händler einige Tücken bereit.

Kein Problem bei den Ertragsteuern für Online-Händler aus Deutschland

Einfach bleibt es bei den Ertragsteuern (Einkommensteuer, Gewerbesteuer und ggf. Körperschaftsteuer). Auch wenn ein Versandhandelsunternehmen international expandiert und Waren in das Ausland versendet, bleibt es ausschließlich bei der Besteuerung durch Deutschland. Dies gewährleisten das von Deutschland mit Polen und Tschechien abgeschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen. Hiernach kommt es zu einer Besteuerung im Ausland nur dann, wenn dort eine Betriebsstätte besteht. Eine solche Betriebsstätte wird von Online-Händlern, die im Ausland Warenlager unterhalten, nicht begründet. Deshalb fallen Einkommensteuer und Gewerbesteuer bzw. Körperschaftssteuer in der Regel ausschließlich in Deutschland an.

Was Sie bei der Umsatzsteuer beachten müssen

Ganz anders sieht es bei der Umsatzsteuer aus. Hier kommt es bei Online-Händlern nicht darauf an, wo das Unternehmen den Sitz hat oder seine Betriebsstätte unterhält. Nach dem europaweit harmonisierten Umsatzsteuersystem kommt es darauf an, von welchem Ort aus die Ware an den Kunden versandt wird. Diese Grundregel, nach der die Umsatzsteuer bei Versandhändlern immer in dem Land zu zahlen ist, wo die Ware lagert, ist einfach und in vielen Fällen auch praktisch. Für Online-Händler können sich aus dieser Grundregel aber ungeahnte umsatzsteuerliche Folgen ergeben, die in der klassischen Buchhaltung und Steuerberatung oft übersehen werden.

Fulfillment by Amazon

Viele Online-Händler machen vom Fulfillment by Amazon Service Gebrauch. Dabei wird die eigene Ware – beispielsweise direkt nach dem Import aus China – nicht in ein eigenes Lager, sondern in ein Lager von Amazon versendet. Problematisch ist hierbei, dass im weiteren Verlauf Amazon bestimmt, wo die Waren des Online-Händlers gelagert werden und von welchem Ort aus diese bei erfolgtem Verkauf an die Endkunden versendet werden. Derzeit tritt dieses Problem verstärkt auf, da Amazon Lager in Osteuropa (insbesondere in Polen und Tschechien) eröffnet hat, die für Amazon und letztlich auch für den Online-Händler geringere Kosten verursachen.

Werden die Waren des deutschen Online-Händlers nun von Amazon in einem Lager in einem anderen Land (zum Beispiel Polen oder Tschechien) verstaut, befindet sich die Ware zum Zeitpunkt des Verkaufs und dem Beginn des Versands an den Endkunden nicht in Deutschland, sondern im anderen Land. Das europaweit harmonisierte Umsatzsteuersystem sieht vor, dass die Umsatzsteuer trotz deutschem Unternehmenssitz nicht in Deutschland, sondern im Ausland abzuführen ist, da dort die Versendung der Ware an den Endkunden beginnt. Transportiert Amazon die Ware also in ein Lager in Polen oder Tschechien, müssen sich deutsche Online-Händler im Ausland umsatzsteuerlich registrieren und ausländische Umsatzsteuer – zum Beispiel in Polen oder Tschechien – anmelden und abführen.

Umsatzsteuer in Polen oder Tschechien

Problematisch ist nicht nur die umsatzsteuerliche Registrierung in Polen und Tschechien, es ergeben sich Sprachbarrieren und wirtschaftliche Belastungen durch die zusätzliche Bürokratie. Weiterhin fällt die Umsatzsteuerbelastung in Polen und Tschechien höher aus. Statt den in Deutschland üblichen 19 % Umsatzsteuer fallen in Tschechien 21 % und in Polen sogar 23 % Umsatzsteuer an. Werden die Waren also aus tschechischen oder polnischen Amazon-Lagern versendet, müsste grundsätzlich eine höhere Umsatzsteuer gezahlt werden. Das gilt auch, wenn an Privatkunden in Deutschland verschickt wird.

Die vom Online-Händler erzielte Marge kann durch diese zusätzliche Umsatzsteuerbelastung erheblich geschmälert werden. Das gilt zumindest solange die Verkäufe aus einem FBA-Lager in Polen oder Tschechien an Privatkunden aus Deutschland pro Jahr jeweils nicht mehr als 100.000 Euro betragen. Denn solange gilt die deutsche Lieferschwelle als nicht überschritten und die Umsätze sind in Polen bzw. Tschechien der Umsatzsteuer zu unterwerfen (Stand vom 01.06.2016). Wird die deutsche Lieferschwelle von 100.000 Euro – also die Umsätze mit Waren, die aus einem ausländischen FBA-Lager an Kunden aus Deutschland erzielt werden – überschritten, sind die Umsätze trotz der Versendung aus Polen oder Tschechien wieder in Deutschland der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Das ergibt sich nach dem europaweit geltenden umsatzsteuerlichen Bestimmungslandsprinzip bei Umsätzen an private Kunden. Im deutschen Umsatzsteuerrecht ist dies in § 3c UStG abgebildet.

Um trotz der FBA-Lager weiterhin vom niedrigeren deutschen Umsatzsteuersatz von 19 % zu profitieren, empfiehlt es sich, auf die Anwendung der Lieferschwelle zu verzichten. Durch diese Option werden die Umsätze aus Warenlieferungen aus ausländischen FBA-Lagern mit Privatkunden aus Deutschland vom ersten Euro an der deutschen Umsatzsteuer unterworfen. In Polen oder Tschechien bleibt es zwar dabei, dass eine umsatzsteuerliche Registrierung erfolgen muss und die Finanzverwaltungen über die getätigten Umsätze informiert werden müssen, die Umsätze müssen aber nicht in den Ländern besteuert werden. Für Kunden auf dem deutschen Markt wird weiterhin die vergleichsweise günstige Umsatzsteuer in Rechnung gestellt.

Das Optieren ist immer dann sinnvoll, wenn der Steuersatz in dem Land, in welches die Ware geliefert wird, niedriger ist als in das Land, in dem die Ware lagert. Hierbei stellt sich Deutschland als umsatzsteuerliches Niederigsteuerland heraus. Innerhalb der EU haben nur Luxemburg (17 %) und Malta (18 %) einen niedrigeren Umsatzsteuersatz als Deutschland (Stand vom 01.06.2016). Es besteht also die Möglichkeit, von den günstigen Amazon-Gebühren durch die Nutzung der FBA-Lager zu profitieren. Eine Steuermehrbelastung auf dem deutschen Absatzmarkt kann dabei durch Verzicht auf die Lieferschwelle durch Option vermieden werden.

Welche Anforderungen ergeben sich an die Finanzbuchhaltung?

Unabhängig von den bürokratischen Anforderungen, die aus dem Registrierungsprozess entstehen, muss auch bei der Finanzbuchhaltung einiges umgestellt werden. Viele Steuerberater verbuchen die Umsätze im Online-Handel zum Beispiel über Amazon oder den eigenen Shop monatlich in einer Summe. Mit herkömmlichen Buchhaltungsmethoden (ausdrucken, einzeln kontieren und abstempeln) können Buchhaltungen von Online-Händlern wegen der hohen Anzahl an einzelnen Umsätzen nicht mehr erstellt werden. Deshalb wird die Buchhaltung von Online-Händlern in vielen Fällen anhand der monatlichen Umsatzsummen erstellt, die sich zum Beispiel aus dem Verkäuferkonto von Amazon ergeben.

Angesichts der oben dargestellten umsatzsteuerlichen Herausforderungen ist die Buchhaltung eines Online-Händlers, die nach klassischen Verfahren erstellt wird nicht, zu gebrauchen. Die Umsätze, die eigentlich im Ausland versteuert werden müssen, können überhaupt nicht oder nicht korrekt ermittelt werden. Deshalb wird in vielen Fällen trotz des im Ausland genutzten Lagers weiterhin die Umsatzsteuer ausschließlich in Deutschland gezahlt. Hierdurch kann die Umsatzsteuer im Ausland aber nicht ausgeschlossen werden. Im schlimmsten Fall müsste neben der deutschen Umsatzsteuer zusätzlich die ausländische Umsatzsteuer entrichtet werden, wenn die deutsche Umsatzsteuer nicht mehr erstattet werden kann. Außerdem könnten strafrechtliche Konsequenzen im Ausland drohen.

Zur Lösung des Problems kann beispielsweise der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems in Betracht gezogen werden. Die Warenwirtschaftssysteme haben eine direkte Anbindung an die Amazon-Daten über die getätigten Verkäufe des Online-Händlers. Durch die Warenwirtschaftssysteme werden die Verkaufsdaten aufbereitet und übersichtlich dargestellt, sodass eine Verarbeitung für die Finanzbuchhaltung möglich ist. Das Auslesen und Filtern der Amazon-Daten zu den erzielten Umsätze ist über das Amazon-Verkäuferkonto nur sehr eingeschränkt möglich. Eine genügende Datenbasis für die Erstellung einer ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung lässt sich über das Amazon-Verkäuferkonto also nicht gewinnen.

Warenwirtschaftssysteme als Lösung

Als gute und preiswerte Warenwirtschaftssysteme, die keine weiteren Zwecke erfüllen sollen, haben sich hier aus unserer Sicht AmaInvoice, PlentyMarkets und DreamRobot erwiesen. Die Daten über die Umsätze und Verkäufe werden von den Systemen so aufbereitet, dass diese über digitale Schnittstellen in ein Finanzbuchhaltungssystem (zum Beispiel DATEV) übernommen werden können. Dabei werden alle wesentlichen Informationen übertragen, um die Umsätze korrekt den einzelnen Kundengruppen, Ländern und FBA-Lagern zuweisen zu können.

Wir betreuen bereits eine Vielzahl an Mandanten, die im Online-Handel tätig sind. Deshalb haben wir uns auf die umsatzsteuerlichen Besonderheiten, die durch FBA-Lager im Ausland entstehen, spezialisiert. Um eine Buchhaltung erstellen zu können, die die umsatzsteuerlichen Pflichten für international tätige Online-Händler erfüllt, nutzen wir sämtliche digitale Schnittstellen, die sich bieten. Mit vielen Warenwirtschaftssystemen pflegen wir intensive Schnittstellenpartnerschaften. Einige Warenwirtschaftssysteme haben exklusive Schnittstellen entwickelt, damit wir Daten noch effizienter in die Finanzbuchhaltung einbinden können.

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