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Überlassung betrieblicher Fahrzeuge an Arbeitnehmer

Geschätzte Lesezeit: 8 Min.

Ein sehr beliebtes Thema anstelle einer Gehaltserhöhung ist die Überlassung eines betrieblichen Fahrzeugs an Arbeitnehmer. Dabei gilt es jedoch einige wichtige Dinge zu beachten, damit es nicht zu unangenehmen Überraschungen und Nachzahlungen bei einer möglichen Betriebsprüfung kommt.

Der erste Schritt bei der Überlassung eines betrieblichen Fahrzeugs an Arbeitnehmer sollte immer eine schriftliche Übereinkunft zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber sein. In dieser schriftlichen Vereinbarung wird geregelt, dass der Arbeitnehmer das Fahrzeug für private Fahrten nutzen darf oder eben genau zu diesem Zweck nicht nutzen darf. Oftmals wird dem Arbeitnehmer bei einer Prüfung nämlich unterstellt, dass das Fahrzeug auch privat genutzt wird. In diesem Fall benötigt der Arbeitgeber einen Nachweis, dass es sich bei den Fahrten ausschließlich um dienstliche Fahrten handelte und nicht um sog. private Fahrten.

Achtung: Als Privatfahrt gilt grundsätzlich bereits der Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte und zurück.

Mit dem neuen BMF-Schreiben vom 03. März 2022 wurde jedoch geregelt, dass ein geldwerter Vorteil nicht zu erfassen ist bei ausschließlicher Überlassung von betrieblichen Kraftfahrzeugen an Tagen, an denen es erforderlich werden kann, dienstliche Fahrten von der Wohnung anzutreten oder zu beenden (z. B. Bereitschaftsdienste).

Kraftfahrzeuge im Sinne des Steuerrechts

Doch was sind eig. Kraftfahrzeuge im Sinne des Steuerrechts? Durch die neue Regelung werden nun neben PKW und Co., auch Campingfahrzeuge, Kombinationskraftwagen (Geländewagen), Taxen, Elektrokleinstfahrzeuge (Kraftfahrzeuge mit einem elektrischen Antrieb und einer bauartbedingten Höchstgeschwindigkeit von 6 km/h – 20 km/h wie z. B. E-Scooter, Elektro-Tretroller) und Elektrofahrräder, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind, als Kraftfahrzeuge im Sinne des Steuerrechts angesehen. Wenn ein Fahrzeug eine Geschwindigkeiten von über 25km/h leisten kann, kann davon ausgegangen werden, dass es sich bei diesem um ein Kraftfahrzeug im Sinne des Steuerrechts handelt. Nicht als Kraftfahrzeuge gelten Elektrofahrräder, die verkehrsrechtlich als Fahrrad einzuordnen sind (keine Kennzeichen und keine Versicherungspflicht). Häufiger Streitpunkt ist auch die Bewertung der privaten Fahrten überlassener Kraftfahrzeuge.

Die pauschale 1%-Methode

Grundsätzlich existieren verschiedene Bewertungsmethoden. Eine häufig gewählte Methode ist die Bewertung nach der pauschalen 1%-Methode. Dabei erfolgt eine pauschale Bewertung mit 1% des Bruttolistenpreises pro Monat und zusätzlich 0,03% des Listenpreises je Entfernungskilometer für die Wege zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte. Neu zu beachten ist hier, dass eine Ermittlung des geldwerten Vorteils nach pauschaler Bewertung mit 0,03% des Listenpreises je Entfernungskilometer auch für die Monate, in denen das Fahrzeug nicht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird, in vollem Umfang zu erfolgen hat.

Für die Minderung des geldwerten Vorteils der Fahrten zwischen der Wohnung und der Tätigkeitsstätte kommt die pauschale Besteuerung des Nutzungsentgeltes nach § 40 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 in Höhe von 15% auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, einem Sammelpunkt oder einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet im Sinne des §9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3 EStG in Betracht. Hier wurden die Werte auf die neuen Entfernungspauschalen ab 2021 erhöht. Somit kann für die Jahre 2022 bis 2026 ab dem 21. Entfernungskilometer eine erhöhte Entfernungspauschale von 0,35 € und ab 2024 von 0,38 € pauschalbesteuert werden. Für eine Entfernung von bis zu 20 km ist unverändert eine Entfernungspauschale von 0,30 € zu berücksichtigen. Die pauschale Steuer trägt der Arbeitgeber. Der Ansatz dieser Fahrten in der privaten Einkommensteuerveranlagung des Mitarbeiters entfällt durch die Pauschalversteuerung.

Einzelbewertung von Fahrten Wohnung - Tätigkeitsstätte

Neben der pauschalen 1%- Methode besteht auch die Möglichkeit der Einzelbewertung der monatlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Hier werden 0,002% des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer bei maximal 180 Tagen im Kalenderjahr als geldwerter Vorteil herangezogen. Dafür ist eine Erklärung des Arbeitnehmers von Nöten aus der hervorgeht, an welchen Tagen er Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte zurückgelegt hat. Diese Erklärung hat mit genauen Datumsangaben zu erfolgen und kann in der monatlichen Lohnabrechnung auch nachträglich berücksichtigt werden.

Ein monatlicher Wechsel im laufenden Kalenderjahr zwischen den beiden genannten Bewertungsmethoden ist nicht möglich. Gegen eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzuges durch Wechsel der Bewertungsmethode für das gesamte Kalenderjahr, solange die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht übermittelt wurde, hat die Finanzverwaltung jedoch nichts einzuwenden. Sollte sich also am Ende des Kalenderjahres herausstellen, dass der Mitarbeiter laut den Aufzeichnungen an maximal 180 Tagen im Kalenderjahr die Tätigkeitsstätte aufgesucht hat, so kann hier rückwirkend ein Wechsel auf die in diesem Fall günstigere 0,002%-Methode vorgenommen werden.

Bruttolistenpreis als Grundlage der pauschalen 1%-Methode

Auch bei der Berechnung der Grundlage für die pauschale Bewertung, dem Bruttolistenpreis, gibt es einige Sachverhalte zu berücksichtigen. So ist hier immer der Anschaffungspreis inkl. Sonderausstattung zum Zeitpunkt der Erstzulassung zu berücksichtigen. Nachträglich eingebaute Sonderausstattungen jedoch nicht. Zu den Sonderausstattungen gehören bspw. nicht die oftmals zusätzlich mit dem Fahrzeug ausgelieferten Sommer- / Winterreifen. Auch eventuell geschlossene Garantieverlängerungen, die in der Anschaffungsrechnung enthalten sind, müssen nicht berücksichtigt werden, ebenso wie Überführungs- und Zulassungskosten. Haben Sie jedoch bei Ihrem Autohändler einen Firmenrabatt oder Großkundenrabatt erhalten, so ist dieser nicht wertmindernd anzusetzen. Darüber hinaus darf natürlich auch die Umsatzsteuer nicht vergessen werden, die nach der Wertermittlung aufgeschlagen wird. Der so ermittelte Wert wird auf volle Hundert-Euro abgerundet.

Bei Importfahrzeugen, bei denen kein inländischer Listenpreis ermittelt werden kann, kann der Bruttolistenpreis auf Grundlage verschiedener inländischer Endverkaufspreise freier Importeure geschätzt werden.

Fahrtenbuchmethode

Sehr beliebt bei Arbeitnehmern ist auch der individuelle Ansatz, die sogenannte Fahrtenbuchmethode. Sollte diese gewählt werden, so sind bei elektronischen Fahrtenbüchern die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Das Fahrtenbuch und dessen Führung ist ein Dauerthema bei Prüfungen, da dieses durch den Prüfer häufig in Frage gestellt wird. Für den individuellen Ansatz müssen die Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt werden, die dann prozentual zwischen den dienstlichen und privaten Fahrten aufgeteilt werden. Auch hier werden die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte den privaten Fahrten zugerechnet.

Nicht in die Gesamtkosten einzurechnen sind hier z. B. Fährkosten, Vignetten, Mautkosten, Parkgebühren, Insassen und Unfallversicherungen, Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder sowie die Kosten einer Ladevorrichtung bei Elektrofahrzeugen und der nach §3 Nummer 46 EStG steuerfreie Ladestrom (Aufladung an einer betrieblichen Ladevorrichtung). Alle anderen Kosten werden inklusive der Umsatzsteuer berücksichtigt.

Eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzuges durch Wechsel der Bewertungsmethode, bspw. von pauschal zu Fahrtenbuch für das gesamte Kalenderjahr, ist auch hier möglich, solange die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht übermittelt wurde. Es empfiehlt sich, die Gesamtkosten regelmäßig vierteljährlich zu ermitteln und mit dem bereits versteuerten geldwerten Vorteil abzugleichen. Dieser beträgt monatlich 1/12 des Vorjahresbetrages, kann aber bei fehlender Grundlage auch vorläufig mit 0,001% des Bruttolistenpreises je Privatkilometer abgerechnet werden.

Möglichkeiten für Arbeitnehmer

Weiterhin gibt es für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, eine Einzelbewertung in der Einkommenssteuerveranlagung vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber einen pauschalen Ansatz für die Berechnung verwendet hat. Dazu erstellt der Arbeitgeber eine Bescheinigung über die dem Lohnsteuerabzug zu Grunde liegenden Bewertung der privaten Fahrten und gibt diese zusammen mit einer Aufstellung der Gesamtkosten des Fahrzeuges an den Arbeitnehmer, der dann im Rahmen seiner Einkommenssteuererklärung eine individuelle Versteuerung beantragt.

Zeitraumbezogene Zuzahlungen des Arbeitnehmers, auch zeitraumbezogene Einmalzahlungen, sind gleichmäßig zu verteilen und vorteilsmindernd zu berücksichtigen. Eine Aufteilung auf die tatsächliche Nutzungsdauer oder eine Übertragung auf ein anderes Kraftfahrzeug ist nicht zulässig. Dies gilt auch, wenn die Nutzungsdauer kürzer als der ursprünglich angegebene Zeitraum aufgrund eines Wechsels des überlassenen Kraftfahrzeuges ist.

Besonderheiten Elektro- und Hybridfahrzeuge

Besonderheiten gibt es bei Elektro- und Hybridfahrzeugen. So sind Änderungen bei der Ansetzung des Listenpreises ab 2022 zu beachten. Elektrofahrzeuge mit einem Listenpreis von bis zu 60.000 € sind mit einem Viertel des Bruttolistenpreises und Elektrofahrzeuge mit einem Listenpreis über 60.000 € sind mit der Hälfte dessen anzusetzen. Hybridfahrzeuge mit einer Kohlendioxidemission von höchstens 50g/km oder Mindestreichweite von 60 km sind ebenfalls mit einem halben Bruttolistenpreis anzusetzen. Dies gilt auch für die Anschaffung von gebrauchten Kraftfahrzeugen. Für Kraftfahrzeuge, die vor dem 1. Januar 2023 angeschafft werden und die nicht in den Anwendungsbereich des § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 Nummer 2 bis 4 EStG fallen, ist der Listenpreis aufgrund der darin enthaltenen Kosten für das Batteriesystem pauschal zu mindern; der pauschale Abschlag ist der Höhe nach begrenzt.

Der verminderte Ansatz gilt hier jeweils auch für die Anschaffungs- und Leasingkosten, wenn die individuelle Versteuerung mit der Fahrtenbuchmethode gewählt wurde.

Sollten Sie Fragen zum Thema Dienstwagenüberlassung an Arbeitnehmer oder deren Bewertung haben, kontaktieren Sie uns gerne. Auf Wunsch können wir bei geplanten Anschaffungen von Kfz auch vorab Probeabrechnungen für die Arbeitnehmer erstellen und die für Sie günstigste Bewertungsmethode erörtern.

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