Nutzen Sie die führende Technologie-Plattform

Alles auf einer Plattform

Für jeden Workflow in der Kanzlei eine digitale Lösung erschaffen – das war und ist das Ziel der steuerberaten.de-Plattform. Diese Plattform stellt Informationen und Funktionen abhängig von der Rolle des jeweiligen Nutzers zur Verfügung: für Sachbearbeiter und Kanzleileitung, für Vertrieb und Verwaltung und nicht zuletzt für den Mandanten. Wie diese Module ineinandergreifen, können Sie hier erfahren.

Mandanten-Management und CRM

Hier werden die Kontaktdaten und sämtliche steuerlich relevanten Stammdaten hinterlegt. Auch die Zuordnung der zuständigen Sachbearbeiter und deren Zugriffsrechte werden hier festgelegt. Genauso die automatischen Erinnerungssysteme: Bleiben im aktuellen Monat zum Beispiel die Belege aus, erhält der Mandant eine automatische Erinnerung. Zur Recherche steht die gesamte Kommunikations-Historie mit dem Mandanten in diesem Modul bereit. Und zur Kommunikation lassen sich von hier Nachrichten, SMS und – dank verbundener VoIP-Telefonanlagen – auch Telefonanrufe starten.

Vertriebs-System

Die Ansicht und Schaltzentrale für die Vertriebsmitarbeiter von steuerberaten.de. Der Eingangskanal für alle Anfragen von Interessenten – egal ob sie per Website, per Mail oder per Telefon erfolgten. Ausgesendete Angebote werden hier automatisch hinterlegt und ihre Bearbeitung vermerkt. Welche Voranschläge sind offen, welche erfordern ein Nachfassen? Die Vertriebsleitung sieht hier das anstehende Auftragsvolumen, kann Notizen anlegen und so die Arbeit des Vertriebsteams steuern.

Kommunikationsplattform für Mandant und Steuerberater

Übersicht und Kommunikation. Diese Plattform ist ganz ähnlich wie ein soziales Netzwerk aufgebaut: Ein Nachrichtenstream mit den jüngsten, user-generierten Nachrichten in der Mitte, Informationen zu Ansprechpartnern und Terminen rechts und in der linken Spalte Links zu häufig genutzten Funktionen: Nachrichten schreiben, Belegeübermittlung starten, Dokumentenarchiv, Auftragsübersicht und mehr. Übrigens: Durch den gesicherten und personalisierten Zugang entfällt der Aufwand für die Verschlüsselung herkömmlicher elektronischer Kommunikation, die aus Gründen des Berufsrechts und des Datenschutz nötig ist.

Workspace

Die Arbeits-Ansicht für Sachbearbeiter und Mandant. Für alle Beteiligten ist der Dokumentenaustausch nach wie vor der aufwändigste Teil der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Dieses Modul unterstützt bei der Bewältigung. Zum einen werden hier die Verknüpfungen zu Vorsystemen angelegt, so dass die Sachbearbeiter automatisch die Daten aus Systemen wie Billomat, sevDesk und anderen Cloud-Diensten eingespielt bekommen. Zum anderen können hier Berater und Mandanten dem Sachbearbeiter Aufgaben einstellen. Dabei ist dann stets der Bearbeitungsstand ersichtlich, zum Beispiel: FiBu für den Monat Januar ist gestartet, 2 Stunden Arbeitsaufwand bisher, Fertigstellungsgrad 65 Prozent.

Aufgabenverwaltung

Die Sachbearbeiter-Sicht auf die anstehenden Aufgaben. Die Mitarbeiter können die anstehenden Aufgaben filtern und sich einen individuellen Plan für den Arbeitstag erstellen. Nach Abschluss einer Aufgabe erfasst der Mitarbeiter hier seinen Zeitaufwand. Im Krankheitsfall oder bei Urlaub werden die Aufgaben anhand eines vorab festgelegten Vertretungsplans automatisch an Kollegen weitergereicht – inklusive der Zugriffsrechte auf Kommunikations- und Mandatsdaten. Alle Aufgaben werden in Checklisten vorab definiert und haben standardmäßig auch eine festgelegte Frist. Das erlaubt eine zentrale Qualitätssteuerung.

Dokumenten-Management-System (DMS)

Die Plattform umfasst ein eigens programmiertes DMS. Sowohl Sachbearbeiter wie Mandant können hier Unterlagen hinterlegen. Zusätzlich gibt es einen Bereich, der nur für Kanzleimitarbeiter zugänglich ist. Auf jeden Fall ist das DMS revisionssicher und hat auch eine Versionierung. Markierte Dokumente lassen sich von hier aus an Datev übermitteln, gleichzeitig können von Datev aus pdf in das DMS gedruckt werden, zum Beispiel die monatliche BWA.

Mitarbeiterverwaltung

Die Ansicht für die Kanzleileitung. Die hier erfassten Daten sind die Grundlage für Teamverwaltung und Berechnung der Produktivität. Für die Einsatzplanung und zur Kontrolle kann hier die team- oder mitarbeiterbasierte Auslastung angezeigt und in die Zukunft prognostiziert werden. Der Niederlassungsleiter kann so die Aufträge innerhalb der Kanzlei disponieren. Die Mitarbeiter tragen hier ihre Urlaubs- oder Berufsschulzeiten ein. Automatische Vertretungsregeln, die hier eingeschaltet und verändert werden können, leiten den Informationsfluss auf den vertretenden Kollegen um.

Controlling

Eine Ansicht für Niederlassungsleiter und für die steuerberaten.de-Zentrale. Hier wird die kanzlei-interne Produktivität angezeigt. Gleichzeitig wird hier auch der Aufwand für einzelne Mandate kontrolliert. Liegt dieser über dem des erstellten Angebot? Einmalig? Oder wiederholt? Je nach Überschreiten wird der Sachbearbeiter per Fragebogen automatisch zu den Ursachen interviewt und/oder die Kanzleileitung informiert. Um Problemherde in den Griff zu bekommen, beschäftigt die steuerberaten.de-Zentrale eigens einen Mitarbeiter zu Optimierung von FiBu-Mandaten. Dieser Spezialist bietet interne Beratung zu Problemen, die der einzelne Sachbearbeiter nicht vollständig überblicken kann.

Faktura

Mit dem erledigt-Häkchen ist der kanzlei-interne Aufwand beendet. Alle nachfolgenden Abrechnungsprozesse werden automatisiert und zentral erledigt. Jede Nacht werden abgeschlossene Aufgaben fakturiert. Eine Rechnung – übrigens inklusive ZUGFeRD-Metadaten und teilberechneter Datev-Kosten – wird erzeugt, an den Mandanten versendet und der Betrag von dessen Konto abgebucht. Mandanten mit schwacher Bonität zahlen nicht per Lastschrift, sondern per Vorkasse. Ein geplatzter Lastschrifteinzug führt automatisch und ohne weitere Handarbeit zum Bearbeitungsstopp des Mandats. Auch die – selten notwendige – Übergabe einer Forderung an einen Inkasso-Anwalt inklusive aller notwendigen Dokumente, erfolgt automatisch. Im Ergebnis liegen die Außenstände von steuerberaten.de-Netzwerk-Partnern weit unter dem Branchenvergleich.

Effiziente Prozesse und Schnittstellen

steuerberaten.de hat sich auf die digitale und vor allem effiziente Abwicklung der Buchhaltung und der gesamten Steuerberatung spezialisiert. Technische Schnittstellen zwischen Shop-Systemen, Buchhaltungssoftware, Warenwirtschafts-Systemen, Payment-Anbietern und dem eigentlichen Rechnungswesen sind dabei von entscheidender Bedeutung. Daher arbeiten wir bereits erfolgreich mit diversen Schnittstellen-Partnern zusammen und sind stets bestrebt, die Datenübermittlung zwischen steuerberaten.de und unseren Mandanten zu optimieren.

• Unsere Mandanten exportieren aus ihren Shop- oder Warenwirtschaftssystemen einfach die notwendigen Daten und stellen diese steuerberaten.de zur Verfügung. Bei Existenz einer sogenannten API-Schnittstelle genügt meist schon ein einfacher Klick und die Daten sind passend für die Weiterverarbeitung auf steuerberaten.de zugeschnitten.
• Die Einrichtung und Verknüpfung der Schnittstellen führt unser Vertriebsteam im Rahmen der Intensivbetreuung durch, so dass unsere Partner sich hierum nicht kümmern müssen.
• Zusätzlich werden unsere Partner und Mitarbeiter eingehend auf diese Systeme geschult und regelmäßig über Neuerung informiert.

Alle Schnittstellen zu Shop-Systemen, Buchhaltungssoftware, Warenwirtschafts-Systemen, Payment-Anbietern und Co. finden Sie im Schnittstellen-Partner-Bereich.

Fazit

In die Plattform fließen alle Informationen ein und werden den Nutzern gemäß ihrer Funktion bereitstellt. Zum Beispiel: alle Mandanteninformationen und -belege sowie die eigene erfasste Arbeitszeiten für den Sachbearbeiter, Mandatsinformationen und alle Produktivitätskennzahlen für die Kanzleileitung, Anfragen und für den Vertrieb. Im Ergebnis kann sich die Kanzlei also auf die fachliche Arbeit, die eigenen Mandanten und die eigene Produktivität konzentrieren. Verwaltungsarbeit, Vertrieb und Neukundenakquise sowie Faktura werden zentral abgewickelt.

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Der Anspruch von steuerberaten.de ist es, alle Arbeitsprozesse einer Steuerberatungskanzlei digital abzubilden. Überraschenderweise war das der leichtere Teil. Der schwierigere Teil der Digitalisierung war es, dabei Mitarbeitern wie Mandanten das Gefühl zu erhalten, gemeinsam am Mandat zu arbeiten. Erst eine angepasste Arbeitsorganisation stellte sicher, dass die Vorteile der digitalen Arbeitsweise auch Früchte tragen ...