Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen

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Pflichten für ausländische Unternehmen

Mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz hat der Gesetzgeber festgelegt, dass ausländische Arbeitgeber, die in Deutschland Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig beschäftigen, einen Bevollmächtigten im Inland zu bestimmen haben, wenn sie selbst keinen Sitz in Deutschland haben.

Diesem Bevollmächtigten obliegt dann die Verpflichtung Entgeltunterlagen in deutscher Sprache zu führen und aufzubewahren. Als Sitz des Arbeitgebers gilt der Beschäftigungsbetrieb des Bevollmächtigten im Inland, in Ermangelung eines solchen wird der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt des Bevollmächtigten herangezogen. Wurde noch kein Bevollmächtigter bestimmt, gilt als Unternehmenssitz immer die Hauptstadt Berlin.

Durch diese Neuregelung, welche ab 01.01.2021 in Kraft tritt, soll sichergestellt werden, dass eine Überwachung der Arbeitgeberpflichten hinsichtlich der Sozialversicherung auch dann gewährleistet ist, wenn das Unternehmen im Ausland sitzt. Da die Rententräger nur eine Prüfung im Inland durchführen können, ist diese Regelung notwendig. Aber welche Verpflichtungen hat ein ausländisches Unternehmen mit Arbeitnehmern in Deutschland noch? Dies erläutern wir in den folgenden Punkten:

  1. Lohnsteuerrechtliche Pflichten
  2. Arbeitsrechtliche Pflichten
  3. Sozialversicherungsrechtliche Pflichten

Lohnsteuerrechtliche Pflichten

Laut dem Paragraphen 38 Einkommensteuergesetz sind inländische Arbeitgeber dazu verpflichtet, Lohnsteuern vom Arbeitslohn ihrer Arbeitnehmer einzubehalten. Dabei definiert das Einkommensteuergesetz den inländischen Arbeitgeber wie folgt: Ein inländischer Arbeitgeber ist ein Unternehmen mit Geschäftsleitung, Sitz, Betriebsstätte oder ständigem Vertreter im Inland. Ständiger Vertreter kann auch ein im Inland ansässiger Arbeitnehmer sein, der bei einem ausländischen Unternehmen beschäftigt ist und für jenes Aufträge einholt oder Verträge abschließt. Auch eine einzelne Person, die eine Filiale leitet oder die Aufsicht auf einer Baustelle übernimmt, kann ein ständiger Vertreter sein. Dagegen ist ein Monteur, der nur einige Fälle in Deutschland übernimmt, hier kein ständiger Vertreter. Das hat zur Folge, dass auch eine Jahreslohnsteuerbescheinigung für die Arbeitnehmer erstellt und an die Finanzverwaltung auf elektronischem Wege versandt werden muss. Darin werden die Jahresbezüge und einbehaltenen Lohnsteuern, sowie Annexsteuern bescheinigt. Diese benötigt der Arbeitnehmer für die Erstellung seiner jährlichen Einkommensteuererklärung gegenüber dem Finanzamt.

Zudem muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter dann auch zum ELStAM-Verfahren (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) elektronisch anmelden und die entsprechenden individuellen Merkmale der Arbeitnehmer, wie Steuerklasse und Kinderfreieträge abfragen und beim Lohnsteuerabzug berücksichtigen.

Der Arbeitgeber selbst muss die berechneten Lohnsteuern vom Lohn der Mitarbeiter einbehalten und die Summe mit einer Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt elektronisch mitteilen und zahlen.

Arbeitsrechtliche Pflichten

Das deutsche Arbeitsrecht ist sehr komplex. Zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgeber besteht ein Vertragsverhältnis. Die wesentlichen Vertragsbedingungen wie zum Beispiel die Vergütung sind schriftlich festzuhalten. Laut Nachweisgesetz muss dies spätestens ein Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses passieren. In diesem Vertrag ist es außerdem sehr wichtig, den Arbeitsort des Mitarbeiters anzugeben. Dies ist besonders relevant im Fall eines ausländischen Unternehmens. Denn der Arbeitsort bestimmt die Folgen für den Arbeitnehmer. Wird er als inländischer Arbeitnehmer eingestuft so gelten eine Vielzahl von Gesetzen für ihn:

Das Arbeitsentgelt ist vom Arbeitgeber in Euro zu zahlen. Hierbei sollte grundsätzlich auf den gesetzlich vorgegebenen Mindestlohn geachtet werden. Dieser liegt flächendeckend bei 9,50 € (ab 01/2021) für jede geleistete Arbeitsstunde. Außerdem gelten für verschiedene Branchen spezielle Mindestlöhne, die einzuhalten sind. Beispielsweise regelt der Bundesrahmentarifvertrag Bau die Mindestlöhne für das Bauhauptgewerbe auf derzeit 15,25 € in West- und 12,55 € für Ostdeutschland.

Zudem verpflichtet die Gewerbeordnung einen inländischen Arbeitgeber dazu eine Lohnabrechnung in deutscher Sprache für die Mitarbeiter zu erstellen und zu den Akten zu nehmen. Im Fall einer Prüfung durch die deutschen Behörden wie Rentenversicherungsträger, Finanzamt oder Zoll, sind diese Belege vorzulegen.

Wer Mitarbeiter hier beschäftigen möchte, sollte sich ebenfalls mit dem Arbeitszeitgesetz auskennen. Arbeitnehmer dürfen nur unter bestimmten Bedingungen Überstunden im begrenzten Maße leisten. Auch Pausen- und Ruhezeiten sind gesetzlich geregelt.

Jeder Arbeitnehmer hat, egal wie viele Stunden er beschäftigt wird, zudem einen Anspruch auf Erholungsurlaub. Dafür regelt das Bundesurlaubsgesetz die Höhe des Mindesturlaubs auf 20 Tage bei einer 5-Arbeitstage-Woche.

Wenn Mitarbeiter erkranken, so bekommen Sie für die ersten 6 Wochen der Arbeitsunfähigkeit ihren vereinbarten Arbeitslohn fortgezahlt. Das Aufwendungsausgleichsgesetz sieht zudem vor, dass der Arbeitgeber in einem solchen Krankheitsfall seines Arbeitnehmers anteilige Kosten für die Entgeltfortzahlung von der zuständigen Kasse erstattet bekommt.

Sozialversicherungsrechtliche Pflichten

Wird ein Arbeitnehmer während eines im Ausland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses nach Deutschland entsandt, gelten für diesen Arbeitnehmer weiterhin die ausländischen Rechtsvorschriften. Dies gilt jedoch nur, sofern die Voraussetzungen für eine Einstrahlung vorliegen. Bei der vorübergehenden Beschäftigung in Deutschland muss es sich um eine Entsendung im Rahmen eines ausländischen Beschäftigungsverhältnisses handeln. Zusätzlich muss die Dauer der Beschäftigung im Voraus zeitlich begrenzt sein. Der Arbeitnehmer muss weiterhin organisatorisch in dem ausländischen Unternehmen eingegliedert sein muss und das Weisungsrecht des ausländischen Arbeitgebers in gelockerter Form fortbestehen. Auch der Entgeltanspruch muss sich gegen das ausländische Unternehmen richten.

Ist eine der Voraussetzungen nicht erfüllt, liegt keine Einstrahlung vor. In einem solchen Fall gelten die deutschen Rechtsvorschriften zur Sozialversicherung. Demnach ist der Mitarbeiter sozialversicherungspflichtig, wenn der Beschäftigungsort im Inland liegt.

Arbeitgeber sind dann dazu verpflichtet eine Betriebsnummer für ihr Unternehmen zu beantragen. Diese erhalten sie bei der Bundesagentur für Arbeit. Die Betriebsnummer ist ein einheitliches Identifikationsmerkmal für alle Unternehmen mit Beschäftigten in Deutschland. Sie muss bei sämtlichen Meldepflichten angegeben werden. Der Arbeitgeber erstellt bei Beschäftigungsbeginn eine Anmeldung zur Sozialversicherung des Arbeitnehmers. Diese ist an die gesetzliche Krankenkasse des Mitarbeiters innerhalb von 6 Wochen zu übermitteln. Dabei ist darauf zu achten, welchen Status der Mitarbeiter hat. Je nachdem kann sich die Höhe des Entgelts, die zeitliche Befristung der Tätigkeit oder die hauptberuflichen Tätigkeiten als selbstständige oder Studenten/Schüler auf die Meldepflichten auswirken.

Bei der Erstellung der Lohnabrechnung der Mitarbeiter sind vom Arbeitsentgelt die Beiträge zur Kranken-, Pflege, Renten, und Arbeitslosenversicherung einzubehalten, mit einem elektronischen Beitragsnachweis zu melden und an die zuständige Krankenkasse zu überweisen. Diese Kasse verteilt die Beiträge in die einzelnen Sozialversicherungsbereiche auf. Der Arbeitgeber selbst übernimmt circa die Hälfte der anfallenden Sozialversicherungsbeiträge zuzüglich Umlagen. Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag in Deutschland für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zusammen liegt bei ungefähr 40% vom sozialversicherungspflichtigen Entgelt.

Als besonderer und spezieller Zweig der Sozialversicherung gilt die Unfallversicherung. Darüber sind Mitarbeiter im Fall eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit abgesichert. Der Arbeitgeber ist verpflichtet sein Unternehme bei seiner zuständigen Berufsgenossenschaft anzumelden und die jährlich angefallenen Arbeitsentgelte elektronisch zu melden. Daraufhin berechnet die Berufsgenossenschaft einen zu zahlenden Beitrag. Diesen trägt der Arbeitgeber allein.

Da nun laut dem neuem 7. SGB- IV-Änderungsgesetz jeder ausländische Arbeitgeber, der sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer im Inland beschäftigt, auch einen ständigen Vertreter vor Ort bestimmen muss, geht man davon aus, dass in der Regel all diese Unternehmen als inländische Arbeitgeber gelten müssten.

Wie Sie sehen, gibt es diese und viele weitere Gesetze und Vorgaben bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern in Deutschland zu beachten. Eine korrekte Lohnabrechnung kann nur unter Berücksichtigung sämtlicher sozialversicherungs-, lohnsteuer- und arbeitsrechtlicher Pflichten erstellt werden. Gern sind wir Ihnen bei der Beantragung der notwendigen Sachverhalte, der monatlichen Lohnabrechnung, unter Überwachung der Meldepflichten, bis hin zur Erstellung Ihrer Einkommensteuererklärung für das deutsche Finanzamt behilflich.

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