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FIBU-Schnittstellen: Einfache Zusammenarbeit in der E-Commerce-Buchhaltung

Geschätzte Lesezeit: 5 Min.

Der Blogartikel wurde in Kooperation mit der Jera GmbH erstellt.

Online-Marktplätze bieten Händlern eine Möglichkeit, vergleichsweise schnell viel Umsatz zu generieren. Doch die Buchhaltung wird zunehmend komplexer, je mehr Marktplätze gesteuert werden. Steuerberater und Händler können die Zusammenarbeit in der Buchhaltung vereinfachen, indem sie effiziente FIBU-Schnittstellen zu DATEV nutzen und den Datenaustausch schon am Anfang des Mandats möglichst effizient aufsetzen.

Mehr Marktplätze bedeuten eine komplexere Buchhaltung

Im E-Commerce ist längst bekannt, dass Online-Marktplätze viele Vorteile bringen. Sie ermöglichen Händlern schnell in den Markt einzutreten und in kurzer Zeit idealerweise viel Umsatz zu erzielen. Die meisten Händler sind aber längst nicht mehr nur auf einem Marktplatz vertreten, sondern auf mehreren gleichzeitig (Multichannel). Oft kommt dann auch noch der eigene Onlineshop mit dazu. Desto vielfältiger die Vertriebskanäle am Ende sind, umso komplex wird dann die Buchhaltung. Vor allem Marktplätze stellen dabei für den Datenabgleich eine besondere Herausforderung dar.

Fehlerhafte Übertragung vermeiden, Aufwand beim Zahlungsabgleich reduzieren

Die doppelte Buchführung ist für viele kleinere und mittelgroße Händler eine Herausforderung. Bei der manuellen Datenübertragung kann es daher schnell zu unvollständigen Datensätzen oder fehlerhaften Zuordnungen kommen. Das gilt vor allem für die Buchhaltung im Multichannel-Handel.

Was bedeutet der Multichannel-Handel für die Buchhaltung?

Mit einer Multichannel-Handel-Strategie verkaufen Händler nicht nur über einen Vertriebskanal, sondern über mehrere. Zum eigenen Online-Shop kommt beispielsweise der Verkauf über Marktplätze wie Kaufland, OTTO oder Amazon und eBay hinzu. Vielleicht betreiben Händler sogar zusätzlich zum Online-Geschäft noch einen stationären Handel. Diese Buchungen kommen dann ebenfalls hinzu. Die Buchhaltung für Multichannel-Handel ist durch die vielen Vertriebskanäle oft nicht trivial, da auf den verschiedenen Kanälen viele verschiedene Zahlungen eingehen – und in der Regel auch über unterschiedliche Zahlungsanbieter wie PayPal, Mollie, stripe oder Klarna. Diese Zahlungen müssen den Rechnungen und Warensendungen zugeordnet werden. Erhalten Händler täglich hunderte Bestellungen, wird diese Zuordnung schnell zu einer Mammut-Aufgabe, die vor allem kleinere und mittelständische Händler an ihre Grenzen bringt.

Daten- und Zahlungsabgleich – das steckt dahinter

Für die Buchhaltung müssen Händler einen Daten-/Zahlungsabgleich vornehmen. Die Zahlungsabgleiche sind dafür da, die offenen Posten automatisiert auszugleichen. Offene Posten entstehen bei der Verbuchung der Erlösbuchungen auf sogenannten Einzel- oder Sammeldebitoren. Wird dieser nicht durch FIBU-Schnittstellen abgebildet, sind diese Prozesse aufwändig manuell durchzuführen. Der Zahlungsabgleich ist ein Ergebnis dieses Datenabgleichs. Dabei wird für die Buchhaltung ein Buchungsstapel je Zahlungsart (Maktplatz oder Payment-Service) erstellt. Für den Zahlungsabgleich selbst werden die eingehenden Zahlungen der verschiedenen Zahlungsanbieter den Ausgangsrechnungen zugeordnet. Im Anschluss übergeben Händler das gesamte Datenpaket als Buchungsstapel im DATEV Format an ihr Steuerbüro. Die Steuerberater müssen diese Buchungsstapel dann nur noch über den Menüpunkt Stapelverarbeitung in Ihre DATEV-Software einlesen. Eine manuelle Bearbeitung der Daten im Steuerbüro entfällt im Idealfall.

Die gesamte Prozesskette ist komplex. Fehlerhafte Abgleiche und Datenübertragungen sorgen daher schnell für einen zusätzlichen, enorm hohen Aufwand bei Händlern und Steuerberatern gleichermaßen. Fehlen Daten gänzlich oder sind unschlüssig beziehungsweise falsch zugeordnet, müssen Steuerberater und Händler die Datenfehler oder -lücken klären. Das kann auf beiden Seiten schnell zu Ressourcenengpässen führen. Eine Möglichkeit, die Datenübertragung fehlerfrei und effizient zu gestalten, bieten daher passende FIBU-Schnittstellen zwischen den Systemen der Händler und Steuerberater, um die Zusammenarbeit von Anfang an so einfach wie möglich zu halten.

Zusammenarbeit von Anfang an wichtig

Eine enge Zusammenarbeit von Anfang an ist dabei entscheidend, damit Händler und Steuerbüro über die gesamte Zeit des Mandats besser, effizient miteinander kommunizieren können. Eine reibungslose Kommunikation reduziert Fehler und damit zusätzlichen Aufwand, da Rückfragen und Nachbearbeitungen im Steuerbüro ausbleiben. Die Buchhaltung erfolgt schneller und ist für beide Parteien stressfreier.

Läuft das Mandat dagegen nicht von Anfang an reibungslos, können sich Fehler in der Datenübertragung häufen. In diesem Fall entstehen Rückfragen, die den Arbeitsaufwand im Steuerbüro erhöhen. Im schlimmsten Fall wirkt sich die stockende Zusammenarbeit auf die Zufriedenheit beider Seiten aus und das Mandat wird nicht fortgeführt. FIBU-Schnittstellen, die zum ERP-System der Händlerin bzw. des Händlers und der FIBU-Software des Steuerbüros passen, können dem entgegenwirken. Wichtig aber ist, dass Händler und Steuerberater diese schon zu Anfang des Mandats gemeinsam auswählen und implementieren. Nur so lässt sich der gesamte Buchhaltungsprozess schon zu Beginn effizient gestalten.

So funktioniert die Buchhaltung mit den Schnittstellen von JERA

Die FIBU-Schnittstellen von JERA mit verschiedenen Integrationen zu Warenwirtschafts- und Shopsystemen, Marktplätzen sowie Paymentdienstleistern ermöglichen es Händlern und Steuerberatern, die passende Lösung für die Datenübertragung in der Finanzbuchhaltung zu implementieren und einen durchgehend automatisierten Workflow in der Buchhaltung zu nutzen.

Über die FIBU-Schnittstellen werden die eingehenden Zahlungen der Zahlungsdienstleister mit den Belegen des Warenwirtschafts- oder Shopsystems bzw. der Marktplätze abgeglichen. Im Anschluss erfolgt eine automatisierte Zuordnung der Belege zu den jeweiligen Buchungen, sodass am Ende saubere Buchungsstapel für die Steuerberatung vorliegen. Die Buchungsstapel werden daraufhin über eine API-Anbindung an die FIBU-Software des Steuerbüros übertragen, sodass Steuerberater diese schnell und einfach für die Steuererklärung weiterverarbeiten können.

Für saubere Buchungsstapel sorgen innerhalb aller FIBU-Schnittstellen von JERA unter anderem Features wie die automatisierte Buchung der Schwellenwertumsätze auf separate Erlöskonten. Darüber hinaus lassen sich Auswertungen per Mausklick erstellen und die Kostenrechnung korrekt und einfach buchen. Nicht zuletzt weisen die FIBU-Schnittstellen von JERA Bestandsbuchungen pro Verkauf aus und erstellen fertige Intrastat-Daten für die Buchhaltung.

Sie wollen mehr zu den JERA-Schnittstellen für DATEV erfahren? Auf der Website von JERA finden Sie weitere Informationen.

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