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Geschäftsführergehalt

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Das sollten Sie als Geschäftsführer einer GmbH / UG wissen

Für Unternehmer, die sich für die Rechtsform einer Kapitalgesellschaft entscheiden, ergibt sich ein erheblicher Gestaltungsspielraum hinsichtlich des Umgangs mit Gewinnen: Diese können entweder auf Ebene der Kapitalgesellschaft belassen (die sogenannte Gewinnthesaurierung) oder an die Gesellschafter ausgeschüttet werden. Die Gewinnthesaurierung ist sinnvoll beziehungsweise erforderlich, falls die Kapitalgesellschaft hohe Investitionen plant oder Darlehen zurückzahlen muss und deshalb auf das Eigenkapital angewiesen ist. Eine Gewinnausschüttung hingegen sollte vorgenommen werden, wenn die Gesellschafter aus den Gewinnen der Kapitalgesellschaft private Investitionen (etwa einen Eigenheimbau) finanzieren wollen.

Darüber hinaus ist es gängige Praxis, dem Gesellschafter-Geschäftsführer ein regelmäßiges Geschäftsführergehalt zu gewähren. Dieses zahlt die Kapitalgesellschaft dem Geschäftsführer als Gegenleistung für seine geleistete Arbeitskraft.

Die Vereinbarung einer Vergütung für die Tätigkeit als Geschäftsführer hat viele Vorteile. Einerseits können Steuern gespart werden, da die Kapitalgesellschaft die Aufwendungen für das Geschäftsführergehalt als Betriebsausgabe ansetzen kann und hierbei rund 32 % Ertragssteuer in Form von Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer spart. Der Geschäftsführer muss die erhaltene Vergütung mit seinem individuellen Einkommensteuersatz besteuern. Dieser hängt immer vom Gesamteinkommen des Geschäftsführers ab.

Bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern, die eine Mehrheit in der Gesellschafterversammlung haben oder zumindest Ihre eigene Abberufung als Geschäftsführer verhindern können, fallen in der Regel keine Sozialversicherungsbeiträge auf das Geschäftsführergehalt an.

Ein Geschäftsführergehalt von seiner Kapitalgesellschaft zu beziehen ist deshalb in der Regel steuerlich vorteilhafter gegenüber einer Gewinnausschüttung. Neben diesen steuerlichen Vorteilen ergibt sich auch ein Haftungsvorteil, da das einmal bezogene Geschäftsführergehalt nicht mehr zur Haftungsmasse der GmbH gehört und somit die bezogene Vergütung von den betrieblichen Risiken getrennt werden kann.

Das Finanzamt deckelt das mögliche Geschäftsführergehalt nach oben

Die Vergütung, die ein Geschäftsführer von seiner GmbH, UG, AG oder Limited für seine Tätigkeit erhalten darf, unterliegt jedoch engen steuerlichen Grenzen.

Diese Grenzen ergeben sich dadurch, dass entweder bei formellen Mängeln (z. B. bei einem fehlerhaft ausgestalteten Geschäftsführeranstellungsvertrag) oder bei einer zu hohen Vergütung steuerlich eine sogenannte verdeckte Gewinnausschüttung vorliegen kann.

Die verdeckte Gewinnausschüttung führt dazu, dass die Kapitalgesellschaft die gezahlte Vergütung an den Geschäftsführer nicht mehr steuermindernd geltend machen kann, obwohl der Geschäftsführer die bezogene Vergütung dennoch versteuern muss.

Voraussetzungen für das Vorliegen einer verdeckten Gewinnausschüttung sind gem. § 8 Abs. 3 S. 2 KStG, dass:

  • die Vergütung zu einer Vermögensminderung bei der GmbH geführt hat,
  • diese Vermögensminderung durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst ist,
  • sich die Vergütung auf die Höhe des steuerlichen Gewinns der GmbH ausgewirkt hat und
  • keine offene Ausschüttung vorliegt.

Diese Voraussetzungen liegen in der Regel vor, wenn die Geschäftsführervergütung zu hoch ausfällt, weil ein fremder Dritter Geschäftsführer, der nicht auch Gesellschafter ist, keine so hohe Vergütung erhalten hätte. Vollständig schädlich sind besondere Vergütungsbestandteile wie Zuschläge für Sonntagsarbeit.

Besondere formale Voraussetzungen bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern

Bei beherrschenden Gesellschaftern bedarf es

  • einer zivilrechtlich wirksamen,
  • klaren,
  • eindeutigen und
  • im Voraus abgeschlossenen Vereinbarung,

damit die Geschäftsführervergütung steuerlich anerkannt wird.

Besonderes Augenmerk liegt hier also auf einer getroffenen schriftlichen Vereinbarung (insbesondere den Geschäftsführeranstellungsvertrag).

Der Geschäftsführeranstellungsvertrag muss wirksam vereinbart sein.

Die Geschäftsführer müssen nach dem Gesellschaftsvertrag dazu ermächtigt sein, einen Vertrag als gesetzlicher Vertreter der GmbH mit sich selbst abschließen zu dürfen. Dies ist im Regelfall nicht erlaubt (sog. Selbstkontrahierungsverbot), so dass eine entsprechende gesellschaftsvertragliche Regelung erforderlich ist.

Weiterhin muss der Vertrag in seinen Regelungen klar, eindeutig und für einen Dritten (wie zum Beispiel einen Betriebsprüfer des Finanzamtes) leicht verständlich sein.

Ebenso muss die Vereinbarung zum Geschäftsführergehalt auch tatsächlich durchgeführt werden.

Damit die tatsächliche Durchführung gewährleistet ist, muss auch tatsächlich eine Lohnabrechnung oder monatliche Rechnungslegung für das Geschäftsführergehalt erstellt und das Gehalt wie vereinbart ausgezahlt werden.

Kommt es zu einer Reduzierung der Geschäftsführervergütung – beispielsweise, weil die Gesellschaft in einer schwierigen finanziellen Situation ist – muss für diese Gehaltsreduzierung zwingend eine Änderung des Vertrages erfolgen, da dieser ansonsten nicht mehr tatsächlich durchgeführt werden würde.

Auf keinen Fall darf die Vereinbarung rückwirkend geschlossen werden.

Mit einer schriftlichen Vereinbarung, die beispielsweise erstmals im Monat Februar geschlossen wurde (also im Februar von dem Geschäftsführer unterzeichnet wurde), kann erstmals eine Vergütung in dem darauf folgenden Monat März geleistet werden.

Achtung bei mehreren Gesellschafter-Geschäftsführern

Wichtig ist außerdem, dass diese strengen Regelungen für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer auch gelten, wenn mehrere Gesellschafter-Geschäftsführer zwar nicht allein die Kapitalgesellschaft beherrschen können, dies aber durch ihr gemeinsames Zusammenwirken schon möglich wäre.

Zwei Gesellschafter-Geschäftsführer mit jeweils 30 % GmbH-Anteilen beziehen ein Gehalt für ihre Tätigkeit. Beide Gesellschafter besitzen zusammen 60 % der GmbH-Anteile und damit die Mehrheit der Gesellschaft.

Da diese Geschäftsführer sog. gleichgerichtete Interessen haben, müssen sie sich auch wie beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer behandeln lassen, auch wenn sie alleine keine Mehrheit haben, sondern nur gemeinsam mit den anderen Geschäftsführern.

Regelungen gelten auch für nahe Angehörige der Gesellschafter

Eine steuerschädliche verdeckte Gewinnausschüttung kann einerseits bezogen auf Geschäfte zwischen der Kapitalgesellschaft und dem Gesellschafter selbst und andererseits auch bei Geschäften zwischen der Kapitalgesellschaft und nahestehenden Personen der Gesellschafter vorliegen.

Zur Begründung des "Nahestehens" reicht jede Beziehung eines Gesellschafters der Kapitalgesellschaft zu einer anderen Person aus, die den Schluss zulässt, sie habe die Vorteilszuwendung der Kapitalgesellschaft an die andere Person beeinflusst.

Insbesondere familienrechtliche Beziehungen können ein Nahestehen begründen.

Soweit also ein Geschäftsführer oder ein anderweitig Angestellter der Kapitalgesellschaft mit einem Gesellschafter familiär verbunden ist oder den Gesellschaftern in einer anderen Weise nahesteht, gelten die hier dargestellten Grenzen bei der Gehaltsbemessung ebenso.

Welche Gehaltsbestandteile sind bei Geschäftsführern zulässig?

Die Prüfung, ob hinsichtlich des Geschäftsführergehaltes eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt, erfolgt grundsätzlich in drei Schritten.

Zunächst ist zu prüfen, ob die gewährten Vergütungen dem Grunde nach durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst sind.

Dann wäre die gesamte Vergütung an den Geschäftsführer als verdeckte Gewinnausschüttung zu qualifizieren. Dies wäre bspw. der Fall, wenn keine klare und eindeutige Vereinbarung getroffen wurde (siehe oben).

Darauf folgend ist zu prüfen, ob die einzelnen Vergütungsbestandteile (wie beispielsweise ein Festgehalt, Firmenwagen, Tantieme etc.) auch einem fremden dritten Geschäftsführer zugesichert worden wären oder ob diese Bestandteile durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst wurden.

Dies wäre der Fall, wenn einer der Vergütungsbestandteile nicht fremdüblich wäre. Beispiele hierfür sind:

  • Überhöhte Tantiemen bei geringem Festgehalt (z. B. Umsatztantiemen),
  • Zuschläge an den Geschäftsführer für Wochenendarbeit, Nachtarbeit oder an Feiertage,
  • zusätzliche Vergütung für geleistete Überstunden oder
  • Pensionszusagen.

Abschließend ist die Gesamtvergütung der jeweiligen Gesellschafter-Geschäftsführer auf Angemessenheit zu prüfen.

Wie hoch darf das Geschäftsführergehalt insgesamt sein?

Bei der Prüfung der Gesamtvergütung des Geschäftsführers kommt es darauf an, ob die Vergütung der Höhe nach auch einem Geschäftsführer gezahlt worden wäre, der nicht Gesellschafter ist (sog. Fremdvergleich).

Auszugehen ist dabei davon, dass dem Geschäftsführer aufgrund seiner Organstellung eine Allzuständigkeit zukommt. Nicht nur die klassische Geschäftsführertätigkeit, sondern jede Tätigkeit im Interesse der Kapitalgesellschaft fällt in den Zuständigkeitsbereich des Geschäftsführers und ist bei der Frage der Angemessenheit des Gehalts zu berücksichtigen.

Für die Angemessenheit der Bezüge gibt es keine feste Grenze.

Der angemessene Betrag ist vielmehr durch Schätzung zu ermitteln, wobei der Bereich des Angemessenen sich häufig auf eine gewisse Bandbreite von Beträgen erstreckt.

Beurteilungskriterien für das Geschäftsführergehalt im Einzelfall sind:

  • die Art und der Umfang der Tätigkeit (Branche, Betriebsgröße, Umfang des Kundenkreises, Umsatz),
  • die Größe des Unternehmens,
  • die persönlichen Fähigkeiten des Geschäftsführers,
  • die Kenntnisse des Geschäftsführers und
  • die Anforderungen an die Tätigkeit, z. B. Verantwortung, Erfahrung, Personalführung, Risikobereitschaft.

Weiterhin kann bei einer Gesamtausstattung, die zu wesentlichen Teilen aus variablen (gewinnabhängigen) Elementen besteht, die Angemessenheitsgrenze höher sein als bei ganz oder fast ausschließlich festen Bezügen.

Der pauschale Rückgriff auf eine bestimmte Gehaltsstudie (z. B. aus einer Wirtschaftszeitung) ist dementsprechend nicht zulässig, ohne die Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen.

Aus Sicht der Finanzverwaltung sind zudem

  • das Verhältnis des Geschäftsführergehaltes zum Gesamtgewinn und zur verbleibenden Eigenkapitalverzinsung sowie
  • die Höhe der Vergütungen, die in gleichartigen Betrieben an Geschäftsführer für entsprechende Leistungen gewährt werden

zu berücksichtigen.

Zudem soll es hinsichtlich der Art und des Umfangs der Tätigkeit des Geschäftsführers vorrangig auf die Größe des Unternehmens ankommen.

Je größer ein Unternehmen ist, desto höher kann das angemessene Gehalt des Geschäftsführers liegen, da mit der Größe eines Unternehmens auch Arbeitseinsatz, Anforderung und Verantwortung steigen. Dabei kommt es insbesondere auf die Umsatzhöhe und die Anzahl der Angestellten an.

Was gilt, wenn mehrere Geschäftsführer beschäftigt werden?

Hierbei ist zu beachten, dass in Fällen, in denen mehrere Geschäftsführer sich die Verantwortung für die Kapitalgesellschaft teilen, ein Abschlag auf das Gehalt vorzunehmen ist. Es wird dabei unterstellt, dass Anforderungen und Arbeitseinsatz des einzelnen Geschäftsführers geringer sind als bei einem Alleingeschäftsführer und dass von dem einzelnen Geschäftsführer im Regelfall deshalb auch solche Aufgaben wahrgenommen werden, die bei vergleichbaren Gesellschaften von Nichtgeschäftsführern erledigt werden. In der Rechtsprechung wurden in Beispielfällen Abschläge in Höhe von 25 % - 30 % bei der Beschäftigung mehrere Geschäftsführer vorgenommen.

Kann die Abrechnung über Beraterverträge erfolgen?

Die Abrechnung des Geschäftsführergehaltes muss nicht zwingend - wie bei anderen Angestellten - über eine monatliche Lohnabrechnung erfolgen. Ein Gesellschafter kann für seine Gesellschaft auch auf Grundlage eines sogenannten schuldrechtlichen Verhältnissestätig werden (etwa in Form eines freiberuflichen Beratervertrages).

Zu beachten ist allerdings auch hier das Erfordernis einer im Voraus abgeschlossenen Vereinbarung (siehe oben). Demnach muss bereits vor der Erbringung der Beratungsleistung eine klare und eindeutige Vereinbarung über diese Beraterleistungen vorgelegen haben.

Soweit diese Voraussetzungen vorliegen, ist wäre der Beratervertrag dem Grunde nach zulässig. Weitergehend ist dann zu prüfen, ob die Beratervergütung angemessen oder möglicherweise zu hoch ist. Hiervon ist immer dann auszugehen, wenn ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter die Beratervergütung gegenüber einer dritten Person nicht geleistet hätte. Im Ergebnis muss die Beratervergütung fremdüblich sein.

Bei der Abrechnung der Geschäftsführerleistungen über einen Beratervertrag ist auch auf die Umsatzsteuerpflicht zu achten.

Welches Geschäftsführergehalt ist nun das Richtige?

Die Nennung eines konkret zulässigen Höchstgehaltes, welches ein Geschäftsführer beziehen darf, ist nicht möglich. Das Höchstgehalt hängt, wie oben dargestellt wurde, entscheidend von dem jeweiligen Unternehmen ab, für welches der Geschäftsführer tätig ist.

Geschäftsführer bei Kleinstunternehmen und Start-ups

Sollte es sich um kleine Unternehmen mit geringen Umsätzen handeln, ist auf folgende Kriterien abzustellen:

Hohe Geschäftsführergehälter sind fremdüblich, wenn der Geschäftsführer besondere persönliche Fähigkeiten besitzt, die für den Erfolg des Unternehmens unerlässlich sind. Soweit Sie beispielsweise als Geschäftsführer aufgrund Ihrer besonderen Fähigkeiten nicht ohne Weiteres durch einen fremden dritten Geschäftsführer ersetzbar sind, ist ein hohes Gehalt gerechtfertigt.

Ebenso kann in die Betrachtung miteinbezogen werden, inwiefern vergleichbar hohe Gehälter an Arbeitnehmer gezahlt werden.

Bei Start-up-Unternehmen, die sich im Aufbau befinden und deshalb nur geringe Umsätze und hohe Verluste erzielen, kann auch ein Gehalt mit einem besonders hohen, variablem Anteil (z. B. Tantieme oder Erfolgsprovision) zulässig sein.

Gesellschaftsgeschäftsführer bei mittleren und größeren Unternehmen

Bei etablierten Unternehmen ist vor allem zu prüfen, ob trotz der Gesamtvergütung des Geschäftsführers eine angemessene Eigenkapitalrendite auf Ebene der Kapitalgesellschaft verbleibt. Eine ausreichende Eigenkapitalrendite liegt in der Regel bei 10-15 %.

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