Phantomlohn – Falle der Sozialversicherung

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Phantomlohn

Viele Arbeitgeber stellen Minijobber oder Teilzeitkräfte ein, um im Fall der Fälle eine Reserve in der Hinterhand zu haben, und einen plötzlichen oder gelegentlichen großen Arbeitsanfall abdecken zu können. Hierbei handelt es sich um die sogenannte Arbeit auf Abruf. Die Arbeit auf Abruf stellt in vielen Belangen einen Sonderfall im arbeitsrechtlichen Sinne – als auch in der Entgeltabrechnung – dar. Besonders problematisch ist sie, wenn vertraglich keine wöchentlichen Arbeitszeiten festgelegt sind.

Was ist Phantomlohn?

Phantomlohn oder auch Fiktivlohn meint die Differenz zwischen der vom Arbeitgeber tatsächlich gezahlten Vergütung und dem rechtlich geschuldeten Vergütungsanspruch des Arbeitnehmers. Im Sozialversicherungsrecht – anders als im Lohnsteuerrecht – gilt das Entstehungsprinzip (nach Paragraph 22 Absatz 1 SGB IV). Beiträge zur Sozialversicherung werden demnach bereits dann fällig, sobald der Vergütungsanspruch des Arbeitnehmers entstanden ist. Es spielt hierbei keine Rolle, ob der Arbeitnehmer die Vergütung tatsächlich erhalten hat.

Welche Sachverhalte können zu einem Phantomlohn-Problem führen?

Arbeit auf Abruf – keine Festlegung der wöchentlichen Arbeitszeit

Mitarbeiter können ihre Arbeitsleistung auf Abruf je nach Arbeitsanfall für ihren Arbeitgeber erbringen oder haben keine festen Wochenarbeitszeiten im Vertrag vereinbart. Für jedes Arbeitsverhältnis muss jedoch eine bestimmte Dauer der wöchentlichen und täglichen Arbeitszeit festgelegt werden. Ist dies nicht der Fall oder wurde nicht einmal ein Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen bzw. auch keine Niederschrift nach dem Nachweisgesetz erstellt, gilt durch die Regelung des Teilzeit- und Befristungsgesetzes ab dem 1. Januar 2019 eine regelmäßige Arbeitszeit von 20 Wochenstunden als angenommen. Zuvor – also bis zum 31. Dezember 2018 – betrug diese 10 Wochenstunden.

Dies kann besonders für Minijobber böse Folgen haben. Für sie wird diese Regelung im Zusammenhang mit dem derzeit gültigen Mindestlohn von 9,60 Euro zur Phantomlohn-Falle. Bei einer 20-Stunden-Woche und einem Stundenlohn von 9,60 Euro ergibt sich ein monatlicher Vergütungsanspruch von 835,20 Euro, welcher über der Geringfügigkeitsgrenze von 450 Euro liegt. Das hat zur Folge, dass die geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse verworfen werden und sozialversicherungspflichtig werden. Demnach werden statt der bisher knapp 32 % pauschalen Sozialabgaben für Minijobber nun circa 43 % Sozialabgaben fällig.

Urlaubsvergütung

Bei der Berechnung des Urlaubsentgelts ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs zugrunde zu legen. In der Berechnung des Arbeitsverdienstes sind auch erfolgsabhängige Vergütungen, Feiertags-, Nacht- und Sonntagszuschläge sowie Erschwernis- und Gefahrenzulagen einzubeziehen. Überstundenvergütung inklusive Zuschläge und einmalige Zuwendungen – wie z. B. Weihnachtsgeld – gehören nicht dazu. Werden Zuschläge oder Zulagen nicht mit in die Urlaubsvergütung einberechnet, also ein zu geringes Urlaubsentgelt gezahlt, liegt ebenfalls Phantomlohn vor, welcher auch hier wieder schlimmstenfalls zur Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze bei Minijobbern führen kann.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Für die Berechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist auf die regelmäßige Arbeitszeit und die dafür gezahlte Vergütung abzustellen – und zwar inklusive der Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie Prämien, Provisionen und Sachbezüge. Überstundenvergütungen inklusive Zuschläge werden nicht berücksichtigt. Die regelmäßige Arbeitszeit bemisst sich bei schwankenden Arbeitszeiten nach einem Durchschnitt der in den letzten 12 Monaten geleisteten Arbeitszeit (sogenanntes Lohnausfallprinzip). Bleibt nun die tatsächlich gezahlte Vergütung an den kranken Arbeitnehmer hinter der zwingend geschuldeten Entgeltfortzahlung zurück, liegt gleichfalls Phantomlohn in der Sozialversicherung vor.

Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverboten

Für die Fortzahlung des Arbeitsentgeltes während eines Beschäftigungsverbotes einer werdenden Mutter ist der Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen oder der letzten drei Monate vor Beginn des Monats, in dem die Schwangerschaft eingetreten ist, weiter zu gewähren. Bei Verdiensterhöhungen nicht nur vorübergehender Natur, die während oder nach Ablauf des Berechnungszeitraums eintreten, ist von dem erhöhten Verdienst auszugehen. Verdienstkürzungen, die im Berechnungszeitraum infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis eintreten, bleiben für die Berechnung des Durchschnittsverdienstes außer Betracht und haben keine negativen Auswirkungen. Zu berücksichtigen sind dauerhafte Verdienstkürzungen, die während oder nach Ablauf des Berechnungszeitraums eintreten und nicht auf einem mutterschutzrechtlichen Beschäftigungsverbot beruhen. Werden die Regelungen für die Berechnung nicht eingehalten und der Mitarbeiterin wurde während des Beschäftigungsverbotes ein geringeres Entgelt gezahlt als geschuldet, liegt auch hier wieder Phantomlohn für die Sozialversicherungsträger vor.

Pauschalierte Zuschläge

Bei der Berechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheits- und Urlaubsfall sind regelmäßig gezahlte steuerfreie Zuschläge wie Sonn-, Feiertags- oder Nachtzuschläge zu berücksichtigen. Hierbei ist zu beachten, dass diese Vergütungsbestandteile dann nicht steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden können. Die Steuer- und Beitragsfreiheit der Zuschläge gilt nur bei tatsächlich geleisteten Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitsstunden. Da während der Entgeltfortzahlung und des bezahlten Urlaubs keine tatsächliche Arbeitsleistung erfolgt, entfällt somit auch die Steuer- und Beitragsfreiheit und in der Sozialversicherung kommt es wieder zum Phantomlohnproblem.

Wie bin ich sicher vor der rückwirkenden Sozialversicherungsfalle?

Im Gegensatz zur lohnsteuerlichen Perspektive gilt der Arbeitslohn bereits nach dem Entstehungsprinzip als beitragspflichtig. Dies hat zur Folge, dass Krankenkassen als Einzugsstelle (die Gesamtsozialversicherung wegen der geltenden Verjährungsfrist) bis zu vier Jahre rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge vom Arbeitgeber verlangen können. Zudem fallen für geschuldete Sozialversicherungsbeiträge Säumniszuschläge an. Die rückständigen Vergütungsansprüche gegenüber den Arbeitnehmern dagegen unterliegen meistens einer relativ kurzen (Tarif-)vertraglichen Ausschlussfrist, sodass der Mitarbeiter eventuell nachzuzahlende Vergütungsanteile nie erhält.

Um sich und Ihre Mitarbeiter vor diesen Konsequenzen zu schützen, sollten Sie immer einen Arbeitsvertrag oder zumindest eine Niederschrift über die vertraglichen Vereinbarungen (vergleiche Nachweisgesetz) anfertigen. In dieser Niederschrift müssen die wöchentliche und tägliche Arbeitszeit enthalten sein. Auch gesetzlich verpflichtende Stundenaufzeichnungen – wie die für Minijobber nach dem Mindestlohngesetz – schützen allein nicht vor der Phantomlohnproblematik. Sie können trotz ordentlicher Aufzeichnungen verworfen und ein Phantomlohn errechnet werden.

Mit einer ordnungsgemäßen vertraglichen Vereinbarung vermeiden Sie nicht nur Phantomlohnprobleme in der Sozialversicherung, sondern erleichtern auch Ihnen selbst, Ihrem Personaler und Entgeltabrechner in arbeits-, sozialversicherungs- und lohnsteuerlichen Fallstricken die Arbeit. Sollten Sie Unterstützung bei der Arbeitszeitenregelung für Ihre Mitarbeiter benötigen, wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht. Gerne vermitteln wir Ihnen den Kontakt zu unseren Partneranwälten. Bei allgemeinen und steuerlichen Fragen zum Thema Minijobber und Phantomlohn stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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