Die Weihnachtszeit rückt näher und in vielen Betrieben steht die Planung der jährlichen Weihnachtsfeier an. Doch nicht nur die Feier selbst wirft steuerliche Fragen auf, auch Geschenke an Mitarbeiter als Anerkennung für ihre Leistung oder kleine Aufmerksamkeiten für Geschäftsfreunde und Kunden sind in dieser Zeit üblich. Damit die Feierlichkeiten für Sie und Ihre Geschäftspartner ein ungetrübtes Highlight werden und Sie keine unerwarteten steuerlichen Überraschungen erleben, haben wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Fragen beantwortet.
FAQ: Steuerliche Aspekte zur Weihnachtszeit
Frage: Was sind die wichtigsten Regeln für eine steuerlich begünstigte Weihnachtsfeier?
Antwort: Damit Ihre Weihnachtsfeier als steuerfreie Betriebsveranstaltung gilt, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:
- Die Feier muss allen Mitarbeitern oder zumindest allen Mitarbeitern einer Abteilung offenstehen.
- Die Kosten pro teilnehmendem Mitarbeiter dürfen den Freibetrag von 110 Euro brutto (inklusive Umsatzsteuer) nicht überschreiten.
- Pro Mitarbeiter und Jahr sind maximal zwei Betriebsveranstaltungen bis zu diesem Freibetrag steuerfrei.
Frage: Was passiert, wenn wir den Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter überschreiten?
Antwort: Der Betrag, der den Freibetrag von 110 Euro übersteigt, gilt als steuerpflichtiger Arbeitslohn für die Mitarbeiter. Dieser kann unter Umständen pauschal mit 25% versteuert werden, um die steuerliche Belastung für Ihre Mitarbeiter zu minimieren.
Frage: Was passiert, wenn im laufenden Jahr bereits zwei Betriebsveranstaltungen stattgefunden haben?
Antwort: Die dritte Betriebsveranstaltung im Jahr kann nicht mehr als steuerfreie Betriebsveranstaltung behandelt werden.
- In diesem Fall gelten die vollen Kosten pro Teilnehmer von der dritten Veranstaltung an als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Hier gibt es also keinen Freibetrag mehr.
- Sie können die Steuerlast für Ihre Mitarbeiter minimieren, indem Sie diesen geldwerten Vorteil pauschal mit 30 % versteuern (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). Die Sozialversicherungsbeiträge fallen dennoch an.
- Wichtig: Sie können wählen, welche Veranstaltung vollversteuert wird – natürlich wählen Sie die Günstigste Veranstaltung dafür aus um unnötige Kosten zu sparen.
Frage: Wie werden die Kosten berechnet, wenn weniger Teilnehmer zur Feier erscheinen als ursprünglich eingeladen und geplant waren?
Antwort: Für die Ermittlung des geldwerten Vorteils pro Mitarbeiter sind die tatsächlichen Kosten durch die tatsächlichen Teilnehmer zu teilen. Es kommt nicht auf die Anzahl der Eingeladenen oder die im Voraus gebuchten Plätze an.
- Beispiel: Sie planen für 20 Mitarbeiter (2.000 € Kosten). Es erscheinen aber nur 15 Mitarbeiter. Die Berechnung erfolgt dann: 2.000 € / 15 Teilnehmer = ca. 133 € pro Person.
- In diesem Fall wird der Freibetrag von 110 € überschritten. Der Differenzbetrag von 23 € pro Person ist steuer- und sozialversicherungspflichtig (und kann pauschal versteuert werden).
- Wichtig: Es ist entscheidend, eine Teilnehmerliste zu führen, um die tatsächlichen Kosten pro Kopf korrekt nachweisen zu können.
Frage: Dürfen Mitarbeiter ihre Ehepartner oder Begleitpersonen zur Feier mitbringen und wie wirkt sich das steuerlich aus?
Antwort: Ja, Sie dürfen Begleitpersonen zulassen. Die Kosten, die für den Ehepartner oder die Begleitperson anfallen, werden jedoch dem Mitarbeiter zugerechnet und fließen in dessen 110-Euro-Freibetrag mit ein.
Frage: Wie verhält es sich, wenn auch Geschäftspartner oder Kunden an der Weihnachtsfeier teilnehmen?
Antwort: Die Kosten, die auf die Geschäftspartner entfallen, sind nicht Teil der Betriebsveranstaltung für die Mitarbeiter. Diese Kosten müssen separat betrachtet und als Bewirtungskosten (70 % abzugsfähig) oder Geschenke (bis 50 € netto abzugsfähig) behandelt werden. Eine genaue Dokumentation der Teilnehmer ist hierbei entscheidend. Netto bei Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, andernfalls ist der Wert brutto zu betrachten.
Frage: Welche steuerlichen Regelungen gelten für Geschenke an Mitarbeiter im Rahmen der Weihnachtsfeier?
Antwort: Werden Geschenke im Rahmen der Weihnachtsfeier überreicht, zählen sie zu den Gesamtkosten der Veranstaltung und fließen in die Berechnung des 110-Euro-Freibetrags ein.
Frage: Wie werden Geschenke an Geschäftspartner steuerlich behandelt?
Antwort: Für Geschenke an Geschäftspartner gelten folgende Regelungen:
- Betrag bis 50 Euro netto: Seit 2024 können Sie Geschenke im Wert von bis zu 50 Euro netto pro Empfänger und Jahr als Betriebsausgabe abziehen.
- Betrag über 50 Euro netto: Wird die Freigrenze von 50 Euro auch nur geringfügig überschritten, entfällt der Betriebsausgabenabzug komplett.
- Pauschalversteuerung: Um die Versteuerung beim Empfänger zu vermeiden, können Sie die Steuer für Geschenke pauschal mit 30 % übernehmen. Der Empfänger erhält dann einen steuerfreien Vorteil. Netto bei Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, andernfalls ist der Wert brutto zu betrachten.
Frage: Wie müssen wir die Kosten in der Buchhaltung erfassen und welche Nachweise sind erforderlich?
Antwort: Für eine korrekte steuerliche Behandlung und als Nachweis für eine mögliche Betriebsprüfung ist eine lückenlose Dokumentation unerlässlich:
- Belege: Bitte reichen Sie alle Rechnungen und Quittungen bei uns ein.
- Teilnehmerliste: Führen Sie eine detaillierte, unterschriebene Teilnehmerliste mit Datum, Ort und genauer Angabe, wer teilgenommen hat (Mitarbeiter, Begleitung, Geschäftspartner).
- Bewirtungsbeleg: Bei Bewirtungskosten für Geschäftspartner muss der offizielle Bewirtungsbeleg mit Angaben zum Anlass, den Teilnehmern und Ihrer Unterschrift ausgefüllt sein.
Als Online Steuerberater stehen wir Ihnen bei weiteren Fragen gerne zur Verfügung und beraten Sie individuell bei der steueroptimalen Gestaltung Ihrer Weihnachtsfeier sowie Geschenken. Kontaktieren Sie uns jetzt und profitieren Sie von unserer Expertise.
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