Was sind Reisekosten?
Reisekosten sind Kosten, die durch eine beruflich oder betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Arbeitgeber dürfen Reisekosten nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten. Die Grenze sind die Beträge, die nach § 9 EStG abziehbar wären. Bei Unternehmern sind Reisekosten Betriebsausgaben.
Ohne Auswärtstätigkeit gibt es keine Reisekosten.
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Schildern Sie uns Ihr ProblemVoraussetzung für die steuerfreie Reisekostenerstattung: die Auswärtstätigkeit
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn jemand beruflich außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird (§ 9 Abs. 4a EStG). Vor jeder Abrechnung steht deshalb die Frage, ob es eine erste Tätigkeitsstätte gibt und wo sie liegt.
- Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind keine Reisekosten. Hier gilt die Entfernungspauschale. Eine steuerfreie Erstattung ist nicht möglich.
- Fahrten zu Kunden, Messen oder auswärtigen Einsatzorten sind Auswärtstätigkeiten. Hier gilt das Reisekostenrecht.
- Unklare Fälle: Zuerst zählt die Zuordnung durch den Arbeitgeber, etwa im Arbeitsvertrag oder per Weisung. Fehlt sie, entscheidet der Umfang vor Ort (§ 9 Abs. 4 EStG): typischerweise jeden Arbeitstag, zwei volle Tage pro Woche oder mindestens ein Drittel der Arbeitszeit.
Diese vier Arten von Reisekosten gibt es
- Fahrtkosten: tatsächliche Kosten für Bahn, Flug oder Taxi. Bei Pkw und anderen Kraftfahrzeugen alternativ ein gesetzlicher Satz je gefahrenem Kilometer.
- Verpflegungsmehraufwand: gesetzliche Pauschalen, gestaffelt danach, wie lange jemand unterwegs ist. Es gibt sie bei eintägigen Reisen ab mehr als 8 Stunden, für den Anreisetag und den Abreisetag bei Übernachtung sowie für volle 24 Stunden. Bis 8 Stunden gibt es keine Pauschale.
- Übernachtungskosten: tatsächliche Kosten laut Rechnung, etwa von Hotel oder Ferienwohnung. Ohne Beleg darf der Arbeitgeber im Inland eine Übernachtungspauschale steuerfrei zahlen. Unternehmer setzen nur die tatsächlichen Kosten an.
- Reisenebenkosten: zum Beispiel Gepäckaufbewahrung, Parkgebühren und berufliche Reiseversicherungen, jeweils mit Nachweis.
Gestellte Mahlzeiten kürzen den Verpflegungsmehraufwand
Stellt der Arbeitgeber während der Reise eine Mahlzeit, etwa das Frühstück im Hotel, wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Gekürzt wird immer vom vollen Satz für 24 Stunden.
| Mahlzeit | Kürzung vom vollen Tagessatz |
|---|---|
| Frühstück | 20 % |
| Mittagessen | 40 % |
| Abendessen | 40 % |
Stellt der Arbeitgeber bei einer Auswärtstätigkeit eine übliche Mahlzeit bis 60 €, gehört der Großbuchstabe M auf die Lohnsteuerbescheinigung. Das gilt auch dann, wenn keine Verpflegungspauschale gezahlt wird. Steuerfrei gezahlte Verpflegungspauschalen stehen ebenfalls auf der Lohnsteuerbescheinigung.
Jede gestellte Mahlzeit muss zeitnah an die Lohnabrechnung gemeldet werden.
Reisekosten buchen: Lohn und Buchhaltung arbeiten am selben Beleg
Die Lohnabrechnung prüft, ob die Erstattung beim Arbeitnehmer steuerfrei ist. Die Finanzbuchhaltung bucht den Aufwand auf eigene Reisekostenkonten, getrennt nach Arbeitnehmer und Unternehmer sowie nach Fahrt, Verpflegung und Übernachtung.
- Auszahlungsweg: Vor der Buchung steht fest, ob die Erstattung über Bank, Kasse oder Lohnabrechnung ausgezahlt wird. Steuerfreie Reisekosten sind kein Bruttolohn, die Lohnarten müssen entsprechend eingerichtet sein.
- Vorsteuer gibt es nur aus korrekten Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer, etwa vom Hotel. Aus Kilometerpauschalen und Verpflegungspauschalen ist kein Vorsteuerabzug möglich.
- Hotelrechnungen werden vollständig gebucht. Ein enthaltenes Frühstück geht als gestellte Mahlzeit an die Lohnabrechnung.
- Privatanteile wie Minibar, private Verlängerungstage oder Kosten einer Begleitperson sind nicht steuerfrei und werden herausgerechnet.
Reisekosten buchen: Konten in SKR03 und SKR04
Diese Konten sieht der DATEV Standardkontenrahmen für Reisekosten vor:
| Vorgang | SKR03 | SKR04 | Vorsteuer |
|---|---|---|---|
| Arbeitnehmer: Fahrtkosten laut Rechnung | 4663 | 6663 | nur aus Rechnung |
| Arbeitnehmer: Kilometerpauschale | 4668 | 6668 | nein |
| Arbeitnehmer: Verpflegungsmehraufwand | 4664 | 6664 | nein |
| Arbeitnehmer: Übernachtung | 4666 | 6660 | nur aus Rechnung |
| Unternehmer: Fahrtkosten | 4673 | 6673 | nur aus Rechnung |
| Unternehmer: Verpflegungsmehraufwand | 4674 | 6674 | nein |
| Unternehmer: Übernachtung und Reisenebenkosten | 4676 | 6680 | nur aus Rechnung |
Individuelle Kontenpläne können abweichen.
Ein Sachverhalt, zwei Prüfungen: die steuerliche Behandlung beim Arbeitnehmer und die korrekte Buchung im Unternehmen.
Damit diese Abstimmung nicht bei Ihnen hängen bleibt, liegen bei steuerberaten.de Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung in einer Hand. Sprechen Sie uns gerne an.
Diese Angaben gehören in jede Reisekostenabrechnung
- Name des Reisenden
- Datum sowie Uhrzeit von Beginn und Ende der Reise
- genaue Zieladresse
- konkreter beruflicher Anlass, etwa Kundenbesuch oder Messe
- genutztes Fahrzeug mit Kennzeichen und gefahrenen Kilometern
- erhaltene Mahlzeiten
Fehlen Uhrzeiten, Anlass oder Belege, kann das Finanzamt die steuerfreie Erstattung als Arbeitslohn behandeln. Dann werden Lohnsteuer und Sozialabgaben nachgefordert.
Häufige Fragen zu Reisekosten
Kann eine Restaurantrechnung zusätzlich zur Verpflegungspauschale steuerfrei erstattet werden?
Nein. Die Verpflegungspauschale deckt den Mehraufwand für Verpflegung pauschal ab. Ein privates Essen wird nicht zusätzlich steuerfrei erstattet.
Kann der Arbeitgeber Bußgelder aus einer Dienstreise steuerfrei übernehmen?
Nein. Verwarngelder und Bußgelder, etwa für zu schnelles Fahren, sind keine Reisenebenkosten. Eine steuerfreie Erstattung ist nicht möglich.
Was gilt bei einer privat verlängerten Dienstreise?
Nur der berufliche Teil zählt zu den Reisekosten. Private Tage und private Zusatzkosten sind nicht steuerfrei. Gemischte Fahrtkosten oder Flugkosten werden nachvollziehbar aufgeteilt, die Aufteilung wird dokumentiert.
Gelten bei Auslandsreisen dieselben Pauschalen wie im Inland?
Nein. Im Ausland gelten eigene Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung, je nach Land und teils je nach Ort. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht sie jährlich. Gestellte Mahlzeiten werden auch hier gekürzt. Anreisetage, Abreisetage und Reisen durch mehrere Länder müssen korrekt zugeordnet werden. Bei Belegen in fremder Währung wird die Umrechnung dokumentiert. Ausländische Umsatzsteuer ist keine deutsche Vorsteuer und wird gesondert geprüft.
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