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Fahrtenbuch fürs Finanzamt

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Fahrtenbuch - Steuerliche Informationen

Hat der Unternehmer im Betriebsvermögen Pkws, die er auch privat nutzt, muss er hierfür sog. private Nutzungsanteile ansetzen. D.h. Privatfahrten erhöhen den Gewinn, da ja zunächst die Aufwendungen für den Pkw den Gewinn des Unternehmens gemindert haben. Die Privatanteile erhöhen auch die Umsatzsteuer, sofern der Unternehmer vorher die Vorsteuer aus den Pkw-Aufwendungen abgezogen hat. Ertragsteuerlich gibt es zwei Methoden die privaten Anteile zu ermitteln. Die sog. 1%-Regelung, wonach monatlich 1% des Bruttolistenpreises als Privatanteile anzusetzen sind. Die zweite Variante ist die Ermittlung der Privatanteile mittels Fahrtenbuch. Für Unternehmer, die ihren Pkw überwiegend geschäftlich nutzen wird sich Fahrtenbuchmethode lohnen, denn dann ergeben sich nur geringe Privatanteile.

Wie sieht das Fahrtenbuch aus

Steht man nun vor der Aufgabe ein Fahrtenbuch zu führen, kann man auch hier verschiedene Wege gehen. Klassischerweise hält der Bürobedarfshandel fertig gedruckte Heftchen vor, in denen sämtliche wichtige Daten abgefragt werden. Die Daten sollten täglich eingetragen werden und durch Belege untermauert werden. Das können z. B. Werkstattrechnungen mit der Angabe des km-Standes sein, der sich im Fahrtenbuch wiederspiegelt. Diese Methode gilt heute sinnvoller weise als veraltet, gibt es doch effizientere elektronische Varianten. So existier für Unternehmer die Möglichkeit sich ein elektronisches Fahrtenbuch in seinen Pkw einbauen lassen oder ein Programm zu verwenden. Doch gab es hier bereits einige Urteile dazu. Denn elektronische Aufzeichnungen werden nur anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen nicht mehr möglich sind bzw. dokumentiert werden. Excel-Dateien genügen also den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht.

Was enthält das Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss für jede Fahrt folgende Daten enthalten: Tag der Fahrt (Datum), Km-Stand zu Beginn und Ende der Fahrt (keine ca-Angaben), Reiseziel, Reisezweck und Geschäftspartner bzw. Kunden etc. Für private Fahrten sind Reiseziel und Reisezweck nicht aufzuschreiben und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer Verweis. Der Reisezweck ist unterschiedlich zu behandeln. Während Ärzte u.ä. Berufsgruppen aufgrund ihres Berufsgeheimnisses mit dem Zweck „Patientenbesuch“ auskommen (sofern der Patient durch andere Unterlagen dargestellt werden kann), müssen Handwerker schon ausführlicher werden und z.B. „Kunde Meier, Aufmaß Küche“ als Reisezweck angeben. Taxifahrer können solange sie in ihrem Pflichtgebiet bleiben den km-Stand am Tagesanfang und den km-Stand am Tagesende mit dem Reisezweck „Fahrten im Pflichtgebiet“ angeben.

Hohe Anforderungen

An ein Fahrtenbuch werden hohe Anforderungen gestellt. Bei Betriebsprüfungen führt ein Fahrtenbuch häufig zu Streit zwischen Finanzamt und Steuerpflichtigen. Wird ein Fahrtenbuch endgültig verworfen, weil es z.B. nicht mit den Werkstattrechnungen übereinstimmt, werden die Privatanteile dann mittels sog. 1%-Regelung ermittelt.

Repräsentativer Zeitraum

Im Übrigen genügt es nicht ein Fahrtenbuch über einen repräsentativen Zeitraum zu führen, selbst wenn sich die Privatfahrten über Jahre auf ähnliche Anteile eingependelt haben. Einen repräsentativen Zeitraum gibt es nur für die Ermittlung, ob das Fahrzeug überhaupt ein betriebliches Fahrzeug ist. Denn liegt die betriebliche Nutzung unter 10% liegt ein reiner Privat-Pkw vor, der nicht in das Betriebsvermögen genommen werden kann.

Haben Sie noch detaillierte Fragen zur Erstellung eines Fahrtenbuch oder zur Besteuerung von Firmenwagen, stehen Ihnen die Experten von steuerberaten.de gerne zur Verfügung.

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