Seit dem 1. Juli 2025 gilt für Arbeitgeber ein neues digitales Abrufverfahren zur Nachweisführung der Elterneigenschaft. Damit wird die Lohnabrechnung in Bezug auf die Pflegeversicherungsbeiträge deutlich einfacher – die bisherige manuelle Nachweispflicht entfällt.
In diesem Beitrag erklärt Ihnen Ihr Steuerberater für Lohnabrechnung, wie das Verfahren funktioniert, welche Grenzen es hat und was Sie als Arbeitgeber unbedingt beachten sollten.
Was bedeutet das neue Abrufverfahren für die Lohnabrechnung?
Bislang mussten Arbeitnehmer ihre Elterneigenschaft durch Unterlagen wie Geburts- oder Kindergeldbescheide nachweisen. Mit dem neuen Verfahren erfolgt die Übermittlung elektronisch.
- Ihr Steuerberater oder Ihre Lohnbuchhaltungsstelle startet den Abruf.
- Die Daten werden automatisch in die Lohnabrechnung übernommen.
- Ändert sich die Elterneigenschaft oder die Kinderanzahl, werden diese Informationen proaktiv gemeldet.
Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter bekommt im Oktober 2025 sein zweites Kind. Das System übermittelt die Information automatisch. Die Lohnabrechnung wird ohne zusätzlichen Papieraufwand korrekt angepasst.
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Anfrage stellenGrenzen des digitalen Verfahrens in der Lohnabrechnung
Das Abrufverfahren deckt viele Fälle ab, hat aber auch Einschränkungen. Ihr Steuerberater für Lohnabrechnung prüft insbesondere folgende Sonderfälle:
- Adoptivkinder, die weder melderechtlich noch steuerlich erfasst sind,
- Stiefkinder,
- Kinder, die bereits 2011 über 18 Jahre alt waren und keinen Kinderfreibetrag haben,
- Leibliche Kinder, die beim anderen Elternteil in einem anderen Meldegebiet leben,
- im Ausland lebende Kinder,
- Fälle, in denen der Kinderfreibetrag nur einem Elternteil zugeordnet ist.
Erforderliche Nachweise
Wenn Kinder aus diesen Fällen berücksichtigt werden sollen, sind zusätzliche Unterlagen nötig, z. B. eine Adoptionsurkunde, eine Geburts- und Meldebescheinigung oder ein Kindergeldbescheid.
Steuerberater Lohnabrechnung: Worauf Arbeitgeber achten sollten
Damit das Verfahren reibungslos läuft, empfiehlt es sich:
- Personalfragebögen vollständig und korrekt ausfüllen zu lassen,
- jede Lohnabrechnung sorgfältig zu prüfen: Die Kinderanzahl steht oben rechts deutlich sichtbar,
- fehlende Kinder mit den erforderlichen Nachweisen nachträglich zu ergänzen.
Ein Steuerberater für Lohnabrechnung sorgt dafür, dass keine Angaben fehlen und die Beiträge korrekt berechnet werden.
Beitragssätze in der Pflegeversicherung ab Juli 2025
Die Beitragshöhe richtet sich nach der Anzahl der Kinder unter 25 Jahren:
- Ohne Kinder: 4,2 % (inkl. 0,6 % Kinderlosenzuschlag)
- Mit 1 Kind: 3,6 % (lebenslang)
- Mit 2 Kindern: 3,35 %
- Mit 3 Kindern: 3,10 %
- Mit 4 Kindern: 2,85 %
- Mit 5+ Kindern: 2,60 %
Wichtig: Arbeitgeber tragen immer 1,8 % – unabhängig von der Kinderanzahl. Der Kinderlosenzuschlag betrifft ausschließlich Arbeitnehmer.
Fazit: Steuerberater Lohnabrechnung als Partner für Arbeitgeber
Das digitale Abrufverfahren erleichtert die Lohnbuchhaltung erheblich, entlastet Arbeitgeber und reduziert Bürokratie. Dennoch bleiben Sonderfälle bestehen, die Fachkenntnisse erfordern.
👉 Mit einem Steuerberater für Lohnabrechnung wie steuerberaten.de stellen Sie sicher, dass Ihre Abrechnungen fehlerfrei sind und alle Nachweise korrekt berücksichtigt werden.
FAQ zum Abrufverfahren in der Lohnabrechnung
Müssen Mitarbeiter noch Unterlagen einreichen?
Nur in Sonderfällen wie Adoptionen, Stief- oder Auslandskindern.
Wo sehe ich die Kinderanzahl in der Lohnabrechnung?
Sie ist oben rechts in der Abrechnung deutlich angegeben.
Hat die Kinderanzahl Auswirkungen auf den Arbeitgeberanteil?
Nein, der Arbeitgeberanteil bleibt immer 1,8 %.
Seit wann ist das Verfahren verpflichtend?
Seit dem 1. Juli 2025.
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