Ab dem 5. Oktober 2025 wird eine bedeutende Neuerung im europäischen Zahlungsverkehr wirksam: Die sogenannte Verification of Payee (VoP). Banken im SEPA-Raum müssen künftig prüfen, ob der Name des Zahlungsempfängers mit der zugehörigen IBAN übereinstimmt, bevor eine Überweisung freigegeben wird.
Für Unternehmen bedeutet das: Rechnungsstellung und Stammdatenpflege werden noch wichtiger. Nur wenn Name und IBAN korrekt zusammenpassen, können Zahlungen reibungslos ausgeführt werden. Fehlerhafte Angaben können dazu führen, dass Zahlungen verzögert oder sogar blockiert werden.
Was ist die Verification of Payee (VoP)?
Die VoP ist Teil der neuen EU-Instant-Payment-Regulation (IPR). Sie soll die Sicherheit im Zahlungsverkehr erhöhen und Betrugsfälle erschweren.
Dabei erfolgt eine Empfängerüberprüfung in drei Stufen (Ampelsystem):
- Match (grün): Name und IBAN stimmen überein.
- Close-Match (gelb): Leichte Abweichungen (z. B. Tippfehler). Die Bank zeigt den korrekten Namen an.
- No-Match (rot): Name und IBAN passen nicht zusammen.
Jede Bank entscheidet selbst, wie streng sie bei Close-Match oder No-Match verfährt. In der Praxis können dadurch Zahlungen Ihrer Kunden gestoppt oder verzögert werden.
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Für viele Betriebe stellt sich die Frage: Wie muss der Firmenname auf Rechnungen stehen, damit Zahlungen nicht blockiert werden?
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Richtige Angabe des Kontoinhabernamens
Der auf der Rechnung angegebene Empfängernamen muss exakt mit dem bei Ihrer Bank hinterlegten Kontoinhabernamen übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise nur einen fiktiven Handelsnamen oder eine Abkürzung verwenden, riskieren Sie, dass Überweisungen Ihrer Kunden nicht durchgehen.
👉 Beispiel:
- Kontoinhaber bei der Bank: Muster GmbH
- Auf der Rechnung angegeben: Muster Online-Shop ➡ Ergebnis: Möglicherweise Close-Match oder No-Match – die Zahlung verzögert sich.
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Möglichkeit eines „Commercial Name“
Die EU-Regelung erlaubt neben dem offiziellen Firmennamen auch die Nutzung eines Commercial Name (Handelsname oder Alias). Dieser muss jedoch so gewählt sein, dass er eindeutig zu Ihrem Unternehmen passt und von Ihren Kunden wiedererkannt wird. Beachten Sie außerdem mögliche Zeichenbegrenzungen (z. B. 27 Zeichen bei Papierüberweisungsträgern).
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Kunden frühzeitig informieren
Damit Ihre Kunden weiterhin problemlos überweisen können, sollten Sie:
- Ihre Rechnungsvorlagen anpassen und dort klar den Empfängernamen angeben, der bei Ihrer Bank hinterlegt ist.
- Kunden aktiv darauf hinweisen, dass sie exakt diesen Namen im Überweisungsformular eintragen sollen.
- Interne Prozesse überprüfen, wie Ihr Unternehmen mit Close-Match oder No-Match umgeht.
Haftung bei Fehlüberweisungen
Die VoP-Prüfung verändert die Haftungsverteilung nur teilweise:
- Match: Die Bank haftet bei einer Falschüberweisung.
- No-Match: Sie als Auftraggeber haften.
- Close-Match: Auch hier liegt die Haftung bei Ihnen.
- Opt-out bei Sammelüberweisungen: Wenn Sie bewusst auf die Prüfung verzichten, tragen Sie das Risiko selbst.
Noch tiefer ins Thema Empfängerüberprüfung bei SEPA-Überweisungen gehen Christian Gebert und Fabian Walter, alias "Steuerfabi" in dieser Podcastepisode - Jetzt reinhören!
Handlungsempfehlung für Unternehmen
- Stammdatenpflege: Prüfen Sie Ihre eigenen Kontoinformationen sowie die Lieferantenstammdaten.
- Rechnungsstellung anpassen: Verwenden Sie den offiziellen Banknamen oder einen klar erkennbaren Commercial Name.
- Kunden informieren: Geben Sie den korrekten Empfängernamen gut sichtbar in Ihren Rechnungen an.
- Risiken minimieren: Klären Sie intern, wie Zahlungen bei Abweichungen behandelt werden.
Praxisbeispiel aus dem Onlinehandel
Ein Amazon-Händler nutzt auf seinen Rechnungen den Namen „BestShop24“, während das Bankkonto auf „BS24 Handels GmbH“ läuft. Ab Oktober 2025 könnte dies dazu führen, dass Kundenüberweisungen nicht automatisch durchgehen. Die Lösung: Entweder muss der Kontoinhabername „BS24 Handels GmbH“ konsequent auf allen Rechnungen stehen oder – falls die Bank es unterstützt – der Handelsname „BestShop24“ als Commercial Name hinterlegt werden.
Unterstützung durch steuerberaten.de
Die neuen Vorgaben zur VoP betreffen alle Unternehmen im Onlinehandel, insbesondere Amazon- und Shopify-Händler, die oft unter verschiedenen Marken auftreten.
Wir bei steuerberaten.de unterstützen Sie dabei,
- Ihre Rechnungsstellung rechtzeitig anzupassen,
- die richtigen Unternehmensbezeichnungen für Bank und Buchhaltung zu wählen und
- damit Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.
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FAQ zur Verification of Payee (VoP)
Ab wann gilt die Pflicht zur Empfängerüberprüfung?
Ab dem 5. Oktober 2025 müssen Banken im SEPA-Raum die Übereinstimmung von Name und IBAN prüfen.
Was passiert, wenn Name und IBAN nicht zusammenpassen?
Die Bank meldet ein Close-Match oder No-Match. Je nach Bank kann die Überweisung blockiert oder verzögert werden.
Kann ich einen Handelsnamen nutzen?
Ja, die EU-Regelung erlaubt die Nutzung eines Commercial Name, sofern dieser eindeutig zu Ihrem Unternehmen passt. Ob Ihre Bank dies unterstützt, sollten Sie rechtzeitig klären.
Welche Folgen hat ein Fehler bei der Angabe des Empfängernamens?
Fehlerhafte Angaben können zu verzögerten Zahlungen führen. Im schlimmsten Fall bleibt die Zahlung komplett aus, bis die Daten korrigiert sind.
Wie bereite ich mich am besten vor?
Passen Sie Ihre Rechnungsvorlagen an, überprüfen Sie die Stammdaten und informieren Sie Ihre Kunden rechtzeitig.
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