Alles auf einer Plattform
Für jeden Workflow in der Kanzlei eine digitale Lösung erschaffen – das war und ist das Ziel der steuerberaten.de-Plattform. Diese Plattform stellt Informationen und Funktionen abhängig von der Rolle des jeweiligen Nutzers zur Verfügung: für Sachbearbeiter und Kanzleileitung, für Vertrieb und Verwaltung und nicht zuletzt für den Mandanten. Wie diese Module ineinandergreifen, können Sie hier erfahren.
- Mandanten-Management und CRM
- Hier werden die Kontaktdaten und sämtliche steuerlich relevanten Stammdaten hinterlegt. Auch die Zuordnung der zuständigen Sachbearbeiter und deren Zugriffsrechte werden hier festgelegt. Genauso die automatischen Erinnerungssysteme: Bleiben im aktuellen Monat zum Beispiel die Belege aus, erhält der Mandant eine automatische Erinnerung. Zur Recherche steht die gesamte Kommunikations-Historie mit dem Mandanten in diesem Modul bereit. Und zur Kommunikation lassen sich von hier Nachrichten, SMS und – dank verbundener VoIP-Telefonanlagen – auch Telefonanrufe starten.
- Vertriebs-System
- Die Ansicht und Schaltzentrale für die Vertriebsmitarbeiter von steuerberaten.de. Der Eingangskanal für alle Anfragen von Interessenten – egal ob sie per Website, per Mail oder per Telefon erfolgten. Ausgesendete Angebote werden hier automatisch hinterlegt und ihre Bearbeitung vermerkt. Welche Voranschläge sind offen, welche erfordern ein Nachfassen? Die Vertriebsleitung sieht hier das anstehende Auftragsvolumen, kann Notizen anlegen und so die Arbeit des Vertriebsteams steuern.
- Kommunikationsplattform für Mandant und Steuerberater
- Übersicht und Kommunikation. Diese Plattform ist ganz ähnlich wie ein soziales Netzwerk aufgebaut: Ein Nachrichtenstream mit den jüngsten, user-generierten Nachrichten in der Mitte, Informationen zu Ansprechpartnern und Terminen rechts und in der linken Spalte Links zu häufig genutzten Funktionen: Nachrichten schreiben, Belegeübermittlung starten, Dokumentenarchiv, Auftragsübersicht und mehr. Übrigens: Durch den gesicherten und personalisierten Zugang entfällt der Aufwand für die Verschlüsselung herkömmlicher elektronischer Kommunikation, die aus Gründen des Berufsrechts und des Datenschutz nötig ist.
- Workspace
- Die Arbeits-Ansicht für Sachbearbeiter und Mandant. Für alle Beteiligten ist der Dokumentenaustausch nach wie vor der aufwändigste Teil der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Dieses Modul unterstützt bei der Bewältigung. Zum einen werden hier die Verknüpfungen zu Vorsystemen angelegt, so dass die Sachbearbeiter automatisch die Daten aus Systemen wie Billomat, sevDesk und anderen Cloud-Diensten eingespielt bekommen. Zum anderen können hier Berater und Mandanten dem Sachbearbeiter Aufgaben einstellen. Dabei ist dann stets der Bearbeitungsstand ersichtlich, zum Beispiel: FiBu für den Monat Januar ist gestartet, 2 Stunden Arbeitsaufwand bisher, Fertigstellungsgrad 65 Prozent.
- Aufgabenverwaltung
- Die Sachbearbeiter-Sicht auf die anstehenden Aufgaben. Die Mitarbeiter können die anstehenden Aufgaben filtern und sich einen individuellen Plan für den Arbeitstag erstellen. Nach Abschluss einer Aufgabe erfasst der Mitarbeiter hier seinen Zeitaufwand. Im Krankheitsfall oder bei Urlaub werden die Aufgaben anhand eines vorab festgelegten Vertretungsplans automatisch an Kollegen weitergereicht – inklusive der Zugriffsrechte auf Kommunikations- und Mandatsdaten. Alle Aufgaben werden in Checklisten vorab definiert und haben standardmäßig auch eine festgelegte Frist. Das erlaubt eine zentrale Qualitätssteuerung.
- Dokumenten-Management-System (DMS)
- Die Plattform umfasst ein eigens programmiertes DMS. Sowohl Sachbearbeiter wie Mandant können hier Unterlagen hinterlegen. Zusätzlich gibt es einen Bereich, der nur für Kanzleimitarbeiter zugänglich ist. Auf jeden Fall ist das DMS revisionssicher und hat auch eine Versionierung. Markierte Dokumente lassen sich von hier aus an Datev übermitteln, gleichzeitig können von Datev aus pdf in das DMS gedruckt werden, zum Beispiel die monatliche BWA.
- Mitarbeiterverwaltung
- Die Ansicht für die Kanzleileitung. Die hier erfassten Daten sind die Grundlage für Teamverwaltung und Berechnung der Produktivität. Für die Einsatzplanung und zur Kontrolle kann hier die team- oder mitarbeiterbasierte Auslastung angezeigt und in die Zukunft prognostiziert werden. Der Niederlassungsleiter kann so die Aufträge innerhalb der Kanzlei disponieren. Die Mitarbeiter tragen hier ihre Urlaubs- oder Berufsschulzeiten ein. Automatische Vertretungsregeln, die hier eingeschaltet und verändert werden können, leiten den Informationsfluss auf den vertretenden Kollegen um.
- Controlling
- Eine Ansicht für Niederlassungsleiter und für die steuerberaten.de-Zentrale. Hier wird die kanzlei-interne Produktivität angezeigt. Gleichzeitig wird hier auch der Aufwand für einzelne Mandate kontrolliert. Liegt dieser über dem des erstellten Angebot? Einmalig? Oder wiederholt? Je nach Überschreiten wird der Sachbearbeiter per Fragebogen automatisch zu den Ursachen interviewt und/oder die Kanzleileitung informiert. Um Problemherde in den Griff zu bekommen, beschäftigt die steuerberaten.de-Zentrale eigens einen Mitarbeiter zu Optimierung von FiBu-Mandaten. Dieser Spezialist bietet interne Beratung zu Problemen, die der einzelne Sachbearbeiter nicht vollständig überblicken kann.
- Faktura
- Mit dem erledigt-Häkchen ist der kanzlei-interne Aufwand beendet. Alle nachfolgenden Abrechnungsprozesse werden automatisiert und zentral erledigt. Jede Nacht werden abgeschlossene Aufgaben fakturiert. Eine Rechnung – übrigens inklusive ZUGFeRD-Metadaten und teilberechneter Datev-Kosten – wird erzeugt, an den Mandanten versendet und der Betrag von dessen Konto abgebucht. Mandanten mit schwacher Bonität zahlen nicht per Lastschrift, sondern per Vorkasse. Ein geplatzter Lastschrifteinzug führt automatisch und ohne weitere Handarbeit zum Bearbeitungsstopp des Mandats. Auch die – selten notwendige – Übergabe einer Forderung an einen Inkasso-Anwalt inklusive aller notwendigen Dokumente, erfolgt automatisch. Im Ergebnis liegen die Außenstände von steuerberaten.de-Netzwerk-Partnern weit unter dem Branchenvergleich.
