Richtsatzsammlung 2026: Wann darf das Finanzamt sie zur Schätzung nutzen?

Das Wichtigste vorab

Das Finanzamt darf Umsatz und Gewinn nur schätzen, wenn die Kassen- oder Buchführung nicht ordnungsgemäß ist, also Fehler, Lücken oder fehlende Belege aufweist. Das gilt besonders dann, wenn sich der Kassenbestand nicht jederzeit nachvollziehen lässt (fehlende Kassensturzfähigkeit). Die Wahl der Schätzungsmethode ist dabei nicht beliebig: Genauere Methoden wie der innere Betriebsvergleich haben nach aktueller BFH-Rechtsprechung Vorrang vor der Richtsatzsammlung 2025. Das Finanzamt darf auf die Richtsatzsammlung erst zurückgreifen, wenn sich der Umsatz nicht genauer anhand der eigenen Zahlen des Betriebs ermitteln lässt. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 15. April 2026 (Az. X R 14/24) ein Finanzgerichtsurteil aufgehoben. Der Grund: Genau diese Prüfung war unterblieben. Das Urteil ist gerade jetzt hochaktuell, weil das Bundesfinanzministerium erst am 25. Juni 2026 die neue Richtsatzsammlung für 2025 veröffentlicht hat, auf deren Grundlage aktuell laufende Betriebsprüfungen 2026 stattfinden.

Schätzungsbefugnis: Wann darf das Finanzamt überhaupt schätzen?

Nach § 162 AO muss das Finanzamt schätzen, wenn es Umsatz und Gewinn nicht ermitteln oder berechnen kann. Typische Gründe dafür sind:

• die Nichtabgabe von Steuererklärungen trotz Aufforderung
• Verletzungen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, etwa fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Bücher und Belege
• Fehler im Kassenbuch
• die Nichterfüllung von Mitwirkungs- und Auskunftspflichten

Die Schätzung muss die wahrscheinlichsten tatsächlichen Verhältnisse abbilden, das Finanzamt darf also nicht einfach den höchstmöglichen Betrag ansetzen (pflichtgemäßes Ermessen). Sie darf weder willkürlich sein noch den Steuerpflichtigen unangemessen benachteiligen.

Bei einer offenen Ladenkasse gilt eine zusätzliche Verschärfung: Fehlt die Kassensturzfähigkeit, also die Möglichkeit, den Bargeldbestand jederzeit nachzuvollziehen, kann das die gesamte Buchführung infrage stellen. Das betrifft vor allem Betriebe mit viel Bargeldgeschäft, etwa Gastronomie oder Kioske, und rechtfertigt dort eine Schätzung. Das gilt ausdrücklich auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner nach § 4 Abs. 3 EStG. Sie müssen zwar kein Kassenbuch führen, aber ihre Einnahmen dennoch lückenlos belegen. Wie eine ordnungsgemäße Kassenführung dafür aussehen muss, erklären wir im Detail in unserem Artikel zur Kassenführung für Unternehmen.

Richtsatzsammlung: Was sie ist und wie das Finanzamt damit rechnet

Das Finanzamt kennt drei Schätzungsmethoden: den äußeren Betriebsvergleich über die Richtsatzsammlung, den inneren Betriebsvergleich anhand eigener Betriebsdaten und als gröbste Methode den Sicherheitszuschlag, einen pauschalen Aufschlag auf Umsatz oder Gewinn ohne eigene Kalkulation.

Die Richtsatzsammlung ist eine jährlich vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichte Tabelle mit branchentypischen Rohgewinnaufschlagsätzen, etwa für Imbissbetriebe, Gaststätten oder den Einzelhandel. Sie beruht auf dem äußeren Betriebsvergleich: Der eigene Betrieb wird mit Durchschnittswerten der Branche verglichen, nicht mit seinen eigenen Zahlen.

Dem gegenüber steht der innere Betriebsvergleich. Hier rechnet das Finanzamt mit den tatsächlichen Zahlen des eigenen Betriebs statt mit Branchenwerten, zum Beispiel über eine Nachkalkulation der verkauften Waren.

Diskothek und Imbiss vor dem BFH: Zwei Fälle zur Richtsatzsammlung

Erster Fall: Diskothekenbetreiber. Ein Diskothekenbetreiber hatte seine Einnahmen nur auf Zetteln erfasst, ohne Kasseneinzelaufzeichnungen. Erst im dritten Anlauf vor Gericht stand die Schätzung: Die ersten beiden scheiterten daran, dass die Schätzungsgrundlage nicht nachvollziehbar und transparent war: Das Finanzgericht hatte sich auf einen internen, dem Kläger nicht offengelegten Prüfbericht gestützt, also auf nicht einsehbaren Geheimunterlagen (BFH, Beschluss vom 28. Mai 2020, Az. X B 12/20). Auch der später angesetzte Rohgewinnaufschlag von 300 Prozent, dem prozentualen Aufschlag auf den Wareneinsatz, passte nicht zum tatsächlichen Konzept mit hohem Freigetränkeanteil (FG Hamburg, Urteil vom 13. Oktober 2020, Az. 2 K 218/18). Der BFH verlangte am Ende: Jede Schätzung braucht eine nachvollziehbare Begründung, und die genutzten Vergleichsdaten müssen Mindestanforderungen an die Qualität erfüllen (BFH Urteil vom 18. Juni 2025, Az. X R 19/21).

Auch die Ermittlung der Richtsatzsammlung selbst ist umstritten: Sie unterliegt laut BFH der Geheimhaltung (Entscheidung vom 9. Mai 2025, Az. IX R 1/24). Ob sie grundsätzlich als Schätzungsgrundlage taugt, muss wohl der Große Senat des BFH klären.

Zweiter Fall: Imbissbetreiber. Er führte seinen Betrieb 2014 zunächst als Imbisswagen, ab 2015 in gemieteten Räumen mit rund 30 Sitzplätzen, geführt von seiner Mutter und einer Aushilfe. Der Imbissbetreiber erklärt einen Gewinn von unter 1.000 Euro. Bei der Betriebsprüfung hatte das Finanzamt aber Gewinne von rund 17.000 Euro geschätzt. Grund war die Kassenführung: Der Kläger hatte Einnahmen nur über Strichlisten erfasst, die er später nicht vorlegen konnte. Später führte er immerhin eine Registrierkasse aber auch bei der fehlten für einzelne Tage die Kassenbons. Außerdem hatte er wiederholt Bargeld auf sein Konto eingezahlt, bei dem er nicht beweisen konnte, woher dieses stammt. Der Betriebsprüfer hielt die Einnahmen deshalb für unvollständig und schätzte den Umsatz neu.

Seine eigene Nachkalkulation ergab einen Rohgewinnaufschlag von 228,63 Prozent. Angesetzt wurde am Ende aber der niedrigere Richtsatzwert von 144 Prozent: Bei 10.000 Euro Wareneinsatz ergeben sich damit 14.400 Euro Rohgewinn und 24.400 Euro Umsatz.

Der Kläger berief sich auf einen schlechten Standort, Warenverderb durch Frost und Geldzuwendungen seiner Großmutter. Das Finanzgericht bestätigte die Schätzung trotzdem, doch der BFH hob sie auf (Urteil vom 15. April 2026, Az. X R 14/24): Die Mutter des Klägers muss als Zeugin zum Warenverderb gehört werden, auch wenn der Kläger selbst darauf verzichtet hat.

Im vorliegenden Fall bestand die Schätzungsbefugnis dem Grunde nach zu Recht: Fehlende Ursprungsbelege, ungeklärte Privateinlagen und Lücken bei den Kassenbons ließen keine Kassensturzfähigkeit zu.

Richtsatzsammlung ist nachrangig: Die neuen BFH-Urteile zur Schätzungsmethode

Der BFH stellt in seinen Urteilen vom 15. April 2026 (Az. X R 14/24) und vom 18. Juni 2025 (Az. X R 19/21) klar: Finanzamt und Finanzgericht sind grundsätzlich frei in der Wahl ihrer Schätzungsmethode. Diese Freiheit wird aber durch § 5 AO eingeschränkt: Das Finanzamt muss sein Ermessen pflichtgemäß ausüben und darf nicht willkürlich die für den Steuerpflichtigen ungünstigste Methode wählen. Im Kern gilt: Ungenauere Schätzungsmethoden sind gegenüber genaueren nachrangig. Der innere Betriebsvergleich gilt dabei in der Regel als die zuverlässigere Methode gegenüber dem äußeren Betriebsvergleich über die Richtsatzsammlung.

Das Finanzgericht hatte die Möglichkeit eines inneren Betriebsvergleichs gar nicht erst geprüft, obwohl der Prüfer selbst bereits eine eigene Nachkalkulation vorliegen hatte. Darin sah der BFH einen eigenständigen Rechtsfehler. Das Urteil wurde aufgehoben und zur erneuten Verhandlung an das Finanzgericht zurückverwiesen.

Eine schlechte Kassenführung erlaubt dem Finanzamt also weiterhin eine Schätzung. Sie erlaubt ihm aber keine beliebige Methode dafür.

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Richtsatzsammlung in der Praxis: Was das für Ihren Betrieb bedeutet

Wer seine Kasseneinnahmen nicht lückenlos dokumentiert, riskiert weiterhin eine Hinzuschätzung. Sie kann deutlich über dem tatsächlichen Gewinn liegen. Gegen die konkrete Methode dieser Schätzung lässt sich nach der aktuellen Rechtsprechung aber gezielt vorgehen.

Praxistipp: Prüfen Sie bei einer drohenden oder bereits erfolgten Hinzuschätzung nach der Richtsatzsammlung immer, ob sich Ihr Umsatz genauer über eigene Daten rekonstruieren lässt. Möglich ist das etwa über:

• Wareneinsatz und Lieferantenrechnungen
• Kassenbons einzelner Zeiträume
• eine eigene Nachkalkulation

Gerade in Branchen mit viel Bargeschäft wie der Gastronomie lohnt sich zudem ein Blick auf die aktuellen Anforderungen an Kasse und Belege. Wir haben sie in unserem Artikel zu Gastronomie und Bargeld zusammengefasst.

Ungeklärte Privateinlagen sind ein weiterer typischer Auslöser für Schätzungen. Wer Bargeld ohne nachvollziehbare Herkunft auf sein Konto einzahlt, liefert dem Finanzamt einen zusätzlichen Anlass, an der Vollständigkeit der erklärten Einnahmen zu zweifeln. Das gilt unabhängig davon, ob dahinter tatsächlich unversteuerte Umsätze stehen.

Einspruch gegen die Richtsatzsammlung: Was tun bei einer Schätzung durch das Finanzamt?

Gegen einen Schätzungsbescheid können Sie Einspruch einlegen und nötigenfalls vor dem Finanzgericht klagen. Entscheidend ist nicht nur, ob überhaupt geschätzt werden durfte, sondern auch mit welcher Methode und auf welcher Datengrundlage. Prüfen Sie:

• Hat das Finanzamt einen möglichen inneren Betriebsvergleich überhaupt in Erwägung gezogen?
• Genügt eine verwendete Vergleichsdatenbank den Mindestanforderungen an die Datenqualität?
• Wurde die Schätzung selbst nachvollziehbar begründet?

Fehlt eine solche Begründung, ist das ein eigenständiger Angriffspunkt gegen den Bescheid.

Ähnliche Fragen zur Kassenführung stellen sich auch bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung, mehr dazu in unserem Artikel zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Wurde gar keine Steuererklärung abgegeben, gelten andere Maßstäbe, erläutert in unserem Artikel zur Steuerschätzung bei fehlender Steuererklärung. Einen Überblick über Hinzuschätzungen bei der Betriebsprüfung liefert unser Artikel Hinzuschätzungen bei der Betriebsprüfung.

Wir kämpfen bei Betriebsprüfungen für unsere Mandanten und klagen nötigenfalls vor dem Finanzgericht, um die Rechte Ihres Unternehmens durchzusetzen. Sie tragen dabei kein Risiko: Wir übernehmen Ihre Steuererklärung vollständig digital und vertreten Sie gegenüber dem Finanzamt, von der Betriebsprüfung bis zur Klage.

Häufig gestellte Fragen zur Richtsatzsammlung

Darf das Finanzamt schätzen, nur weil ihm der erklärte Gewinn niedrig erscheint?

Nein. Ein niedriger Gewinn allein reicht nicht aus. Es müssen konkrete Anhaltspunkte für unvollständige oder unrichtige Angaben vorliegen, etwa formelle Mängel der Kassenführung, die Zweifel an der sachlichen Richtigkeit begründen.

Was ist der Unterschied zwischen innerem und äußerem Betriebsvergleich?

Der innere Betriebsvergleich nutzt die eigenen Daten des Betriebs, etwa eine Nachkalkulation, eine Vermögenszuwachs- oder Geldverkehrsrechnung. Der äußere Betriebsvergleich, wie die Richtsatzsammlung, vergleicht den Betrieb mit branchentypischen Durchschnittswerten anderer Unternehmen.

Was ist ein Sicherheitszuschlag, und ist er dasselbe wie eine Schätzung nach der Richtsatzsammlung?

Nein. Ein Sicherheitszuschlag ist ein pauschaler Aufschlag auf den erklärten Umsatz oder Gewinn ohne eigene Kalkulationsgrundlage. Er ist damit eine gröbere Methode als der äußere Betriebsvergleich über die Richtsatzsammlung.

Muss das Finanzamt offenlegen, wie die Werte der Richtsatzsammlung ermittelt werden?

Nein. Der BFH hat entschieden, dass die Datenermittlung der Geheimhaltung unterliegt (Entscheidung vom 9. Mai 2025, Az. IX R 1/24), damit die zuständigen Gremien ohne äußeren Druck arbeiten können. Steuerpflichtige haben keinen Anspruch auf Einzelheiten zu den herangezogenen Vergleichsbetrieben.

Ist die Richtsatzsammlung durch die aktuelle Rechtsprechung insgesamt gekippt?

Nein. Der BFH verlangt bislang nur, dass sie nachrangig gegenüber genaueren Methoden bleibt (Urteil vom 15. April 2026, Az. X R 14/24). Ob sie in ihrer bisherigen Form grundsätzlich als Schätzungsgrundlage geeignet ist, dürfte am Ende der Große Senat des BFH entscheiden müssen (vgl. Entscheidung vom 9. Mai 2025, Az. IX R 1/24).

Muss ich als Einnahmen-Überschuss-Rechner überhaupt ein Kassenbuch führen?

Nein, ein Kassenbuch ist nicht vorgeschrieben. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Einnahmen nach § 22 UStG i.V.m. §§ 63 bis 68 UStDV gilt aber unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Sie wirkt sich auch auf die Einkommensteuer aus.

Betreiben Sie ein Geschäft mit viel Bargeldgeschäft und einer offenen Ladenkasse oder einem elektronischen Kassensystem, müssen Sie zusätzlich die Kassensturzfähigkeit sicherstellen, sonst droht trotz Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine Schätzung. Die aktuellen Anforderungen an Kasse und Belege haben wir in unserem Artikel zu Gastronomie und Bargeld zusammengefasst.

Gilt das Urteil nur für Imbissbetriebe, oder auch für andere Bargeldbranchen?

Das Urteil betrifft grundsätzlich jeden Betrieb mit viel Bargeldgeschäft, etwa Gastronomie, Diskotheken, Einzelhandel, Friseure oder Kioske. Die Methodenhierarchie zwischen innerem und äußerem Betriebsvergleich gilt unabhängig von der Branche.

Was passiert, wenn ich Bargeld ohne Nachweis auf mein Konto einzahle?

Ungeklärte Privateinlagen sind ein häufiger Auslöser dafür, dass das Finanzamt an der Vollständigkeit der erklärten Einnahmen zweifelt und eine Schätzung vornimmt. Bewahren Sie deshalb Nachweise zur Herkunft größerer Bareinzahlungen auf.

Wie lange dauert ein Einspruch oder eine Klage gegen eine Hinzuschätzung?

Das hängt stark vom Einzelfall ab. Ein Einspruchsverfahren dauert in der Regel einige Monate. Ein Klageverfahren vor dem Finanzgericht kann je nach Komplexität und Auslastung des Gerichts deutlich länger dauern. Der Diskothekenfall etwa zog sich über drei Rechtsgänge und mehrere Jahre hin.

Was kostet es, sich gegen eine Hinzuschätzung zu wehren?

Das hängt vom Streitwert und vom Aufwand des Verfahrens ab. Wir stimmen den zeitlichen und finanziellen Aufwand einer Betriebsprüfungsbegleitung immer vorher transparent mit Ihnen ab.

Steht bei Ihnen eine Betriebsprüfung an, oder hat das Finanzamt bereits eine Hinzuschätzung nach der Richtsatzsammlung 2025 vorgenommen? Wir prüfen gemeinsam, ob sich Ihr Umsatz genauer und damit für Sie günstiger ermitteln lässt. Wir vertreten Sie dabei vollständig digital gegenüber dem Finanzamt. Noch wirkungsvoller ist Vorsorge: Führen wir Ihre Finanzbuchhaltung und Kassenführung laufend für Sie, entstehen die formellen Mängel gar nicht erst, die eine Schätzung überhaupt erst rechtfertigen. Jetzt kostenloses Erstgespräch buchen

Erstellt am 18.09.2026 14:52 Uhr (aktualisiert am 18.09.2026 15:31 Uhr) Autor: Dipl.-Kfm. Christian Gebert Steuerberater, Geschäftsführer steuerberaten.de

Im Steuerrecht hat sich Christian Gebert auf Unternehmensumstrukturierungen, das internationale Steuerrecht und Umsatzsteuer spezialisiert. Unternehmen aus verschiedenen Branchen schätzen seine Expertise.

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