Buchführungspflicht für Unternehmen
Das Handelsrecht sieht für Kaufleute (Gewerbetreibende) eine Buchführungspflicht vor. Wer nach dem Handelsgesetz buchführungspflichtig ist, ist es auch nach dem Steuerrecht. Allerdings kann auch eine Buchführungspflicht allein aus dem Steuerrecht entstehen. Die (steuerrechtliche) Buchführungspflicht ist an das Überschreiten von Grenzen geknüpft. Da sich eine Buchführung, allein wegen der Überschaubarkeit der Einnahmen und Ausgaben, immer anbietet, werden häufig freiwillig Buchführungen eingerichtet. Dann muss sich der Buchführende jedoch nicht an die Vorschriften des Handelsrechts halten.
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Schildern Sie uns Ihr ProblemBuchführungspflicht für Freiberufler
Die sog. Freiberufler (z.B. Ärzte, Architekten, Journalisten usw.) sind nicht buchführungspflichtig. Sie können somit lediglich freiwillig Bücher führen. Allerdings können Freiberufler buchführungspflichtig werden, wenn sie z.B. eine Kapitalgesellschaft als Rechtsform wählen, also z.B. eine Steuerberatungs-GmbH.
Kaufmann nach dem Handelsrecht
Das Handelsrecht (Handelsgesetzbuch – HGB) unterscheidet nach verschiedenen Kriterien. Jeder Kaufmann ist buchführungspflichtig. Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Nach dem HGB ist ein Handelsgewerbe jeder Gewerbebetrieb, der nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Leider wird das HGB nicht genauer. Entscheidende Kriterien sind jedoch z.B. die Branche, die Höhe der Umsätze, die Zahl der Mitarbeiter, die Anzahl der Geschäftsverbindungen oder auch der Produkte bzw. Dienstleistungen usw. Als Anhaltspunkt können auch die steuerlichen Grenzen herangezogen werden, das sind 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn (in zwei aufeinanderfolgenden Jahren).
Durch die Einführung des Bilanzmodernisierungsgesetz (BilMoG) gab es Erleichterungen für Kleinkaufleute. Unterschreiten sie die Grenzen von 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn sind sie (auch) nach dem Handelsrecht von der Buchführungspflicht befreit. Sie können dann eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Ist ein Gewerbetreibender kein Kaufmann nach dem Handelsrecht, weil er kein Handelsgewerbe betreibt, und lässt er sich in das Handelsregister eintragen, wird er dadurch buchführungspflichtig. Allerdings gilt auch für diesen sog. Kann-Kaufmann bei Unterschreiten der o.g. Grenzen, dass er seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln kann.
Kaufmann durch Rechtsform
Während bei den Personenhandelsgesellschaften (z.B. OHG oder KG) die Kaufmannseigenschaft von der Tätigkeit abhängt, ist eine Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH oder AG) stets Kaufmann kraft Rechtsform. Damit sind Kapitalgesellschaften stets buchführungspflichtig.
Wer trotz Buchführungspflicht keine ordnungsgemäße Buchführung vorweisen kann, riskiert eine Schätzung durch das Finanzamt. Wann das Finanzamt dabei auf die Richtsatzsammlung zurückgreifen darf, lesen Sie in unserem Artikel Richtsatzsammlung 2026: Wann darf das Finanzamt sie zur Schätzung nutzen?.
